پاور اتومیت (که قبلاً مایکروسافت فلو نام داشت) یک سرویس ابری است که به کاربران یک شرکت این امکان را میدهد تا به راحتی فرآیندهای کاری ایجاد کنند که وظایف و فرآیندهای کسبوکار زمانبر را خودکار کنند و شامل چندین برنامه و سرویس میشود.
به زبان لهستانی، پاور اتومیت برای خودکارسازی فرآیندها و فعالیتهایی که ما بهطور روزانه بهصورت دستی انجام میدهیم و تکراری هستند، استفاده میشود. این وضعیت شبیه به زمانی است که در اکسل ماکرو ایجاد میکنیم، با این تفاوت که در پاور اتومیت این کار بسیار سادهتر است، زیرا این سرویس نیازی به نوشتن کد ندارد – تقریباً همهچیز قابل اجرا است – و محدود به یک برنامه خاص (مثل اکسل) نیست و با تمام خدمات خانواده مایکروسافت و حتی بیشتر از آن کار میکند!
خودکارسازی فعالیتهای روزانه نه تنها سرعت کار ما را افزایش میدهد، بلکه عملکرد ما را نیز بهبود میبخشد، زیرا با فرآیندهای خودکار، دیگر نیازی نیست وظایف تکراری و کسلکنندهای را که مهم هستند اما به دلیل روتین بودن میتوانند فراموش شوند، به یاد بیاوریم.
پاور اتومیت چگونه کار میکند؟
برای شروع کار با پاور اتومیت، کافی است وارد حساب کاربری Office.com خود شوید و پاور اتومیت را در فهرست تمام برنامهها پیدا کنید.
در پنجره اصلی سرویس، ما امکان استفاده از یک الگو را خواهیم دید، یعنی الگوهایی که توسط مایکروسافت و همچنین کاربران معمولی برای خودکارسازی اقدامات انتخابی از قبل ایجاد شدهاند. احتمال زیادی وجود دارد که چیزی که ما میخواهیم خودکار کنیم، قبلاً توسط فرد دیگری انجام شده باشد!
اگر به الگو علاقه نداریم و میخواهیم خودمان چیزی بسازیم، میتوانیم از انتخاب یک کانکتور استفاده کنیم، یعنی یک محرک که جریان را آغاز میکند. در حال حاضر، ما به بیش از 480 کانکتور دسترسی داریم!
ویژگیهای کلیدی Power Automate:
ایجاد جریان (Flow creation) به این معناست که کاربر باید یک محرک (trigger) را مشخص کند، یعنی یک رویداد که آغازگر اجرای عمل است.
برای مثال، یک سند جدید در سایت SharePoint ظاهر شده است – این یک محرک است که اقدامات دیگری مانند: ارسال ایمیل به افراد خاص با محتوای دادهشده و همچنین ارسال اطلاعرسانی به موبایل سرپرستان افرادی که در سفرهای الکترونیکی هستند را آغاز میکند.
مثال فوق قدرت جریان را نشان میدهد، یعنی با ترکیب Power Automate با تمام پلتفرمهای مایکروسافت و دیگران (Microsoft 365، Dynamics 365، Azure و صدها سرویس دیگر) میتوانیم راهحلهای کسبوکار از ابتدا تا انتها ایجاد کرده و نوآوری را در سازمان به ارمغان بیاوریم.
تمام اینها منجر به افزایش بهرهوری میشود، اما در اینجا توانایی ایجاد جریانها برای کاربران کمتر پیشرفته نشان داده شده است. با این حال، اگر کسی به دنبال گزینههای بیشتری باشد، امکان ایجاد جریان “از صفر” با کمک وجود دارد. برای این کار، باید روی دکمه Create در سمت چپ پنل Power Automate کلیک کنیم، جایی که به پنجرهای با گزینه انتخاب پنج برنامه هدایت خواهیم شد. در زیر توضیح کوتاهی از هرکدام آمده است:
Automated Flow – این یک جریان است که بهطور خودکار راهاندازی میشود، مثلاً شما یک ویدیو را در YouTube بارگذاری میکنید و Power Automate پس از شناسایی این رویداد، عملی را انجام میدهد، مثلاً ارسال ایمیل به مشترکین و ارسال توییت در Twitter.
Instant Flow – این یک جریان فوری است، مثلاً کلیک بر روی یک دکمه در دستگاه موبایل که باعث ایجاد تأخیر در عملیات (مثلاً ۱۰ دقیقه) میشود. پس از این زمان، عمل بعدی انجام میشود، مثلاً ارسال یادآوری با متن برنامهریزیشده بهعنوان اطلاعرسانی به موبایل.
Scheduled Flow – این یک جریان زمانبندیشده است، که مثلاً یک بار در ماه، ایمیلی به همکاران ارسال میشود و از آنها خواسته میشود تا گزارشی مهم را تکمیل کنند.
Desktop Flow – این یک جریان شبیه به ضبط ماکرو است – میتوانیم از ماشین ضبط برای خودکارسازی فرایندها در هر برنامه دسکتاپ یا وبسایت (که مستقیماً از نام آن نیست) استفاده کنیم. بهعنوان مثال، میتوانیم چندین سند docx را به PDF تبدیل کنیم.
Business Process Flow – این یک جریان است که بهصورت گام به گام انجام میشود. برای انجام گام بعدی در جریان، ابتدا باید گام فعلی را انجام دهید.
ویژگیهای کلیدی Power Automate:
اتوماتیکسازی جریانهای کاری: Power Automate به کاربران این امکان را میدهد تا جریانهای کاری خودکار یا همان “جریانها” ایجاد کنند که برنامهها و خدمات مختلف را به هم متصل میکند. این جریانها میتوانند اطلاعرسانیها ارسال کنند، دادهها را بین سیستمها جابجا کنند، گزارشها تولید کنند و غیره. کاربران میتوانند وظایف تکراری را بهصورت خودکار انجام دهند تا زمان صرفهجویی کنند.
یکپارچگی با خدمات متعدد: Power Automate با بسیاری از خدمات مایکروسافت و حتی خدمات غیرمایکروسافت، مانند Salesforce و X یکپارچه میشود.
رابط کاربری آسان: این پلتفرم دارای یک رابط کاربری ساده و کشیدن و رها کردن است که به کاربران امکان میدهد تا جریانهای کاری را بهصورت بصری و آسان طراحی کنند – از ابتدا یا با استفاده از قالبهای آماده.
ترگرها و اقدامات: جریانهای Power Automate معمولاً از ترگرها و اقدامات تشکیل میشوند. ترگر یک رویداد است که شروع یا آغاز جریان کاری را تحریک میکند، مانند دریافت ایمیل یا اضافه کردن یک فایل جدید به یک پوشه. اقدامات مراحل مختلفی هستند که جریان در پاسخ به ترگر انجام میدهد، مانند ارسال اطلاعرسانی، ایجاد یک تسک یا بهروزرسانی یک پایگاه داده.
منطق شرطی و تأییدها: Power Automate از منطق شرطی پشتیبانی میکند و به کاربران این امکان را میدهد تا جریانهای کاری بسازند که بر اساس شرایط خاص تصمیمگیری کنند. همچنین شامل فرآیندهای تأیید داخلی است که به کاربران این امکان را میدهد تا جریانهای کاری خودکاری برای وظایفی که نیاز به تأیید مدیر یا همکار دارند، ایجاد کنند، مانند گزارشهای هزینه یا بازبینی اسناد.
AI Builder و RPA: Power Automate شامل ویژگی AI Builder است که به کاربران این امکان را میدهد تا هوش مصنوعی (AI) را در جریانهای کاری خود ادغام کنند، مانند استخراج دادهها از فرمها یا تحلیل احساسات در متون. علاوه بر این، Power Automate قابلیتهای RPA (اتوماسیون فرآیند روباتیک) را ارائه میدهد که به اتوماسیون سیستمهای قدیمی و برنامههای دسکتاپی که API ندارند، کمک میکند.
دسترسی موبایل: شما میتوانید به Power Automate از دستگاه موبایل خود دسترسی داشته باشید.
Power Automate در حال حاضر در چهار مکان در دسترس است:
- Power Automate برای کامپیوتر – برای خودکارسازی وظایف مبتنی بر قوانین استفاده میشود، از عملکردهای اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) بهره میبرد و بر اساس اصول کلیک و اشاره عمل میکند.
- Power Automate برای دستگاههای موبایل – برای ایجاد و مدیریت جریانها با استفاده از اپلیکیشن موبایل استفاده میشود.
- Power Automate در مرورگر – بهعنوان یک پورتال متمرکز عمل میکند که در آن میتوانیم جریانها، دادهها، کانکتورها، تجزیه و تحلیلها را نظارت کرده و جریانها را مدیریت کنیم.
- Power Automate برای Teams – برای اعمال خودکارسازی در فضای کاری Microsoft Teams استفاده میشود.
Power Automate برای چه کسانی است؟
بهطور خلاصه، Power Automate برای هر کارمند IT و کاربر کسبوکار است. با داشتن دانش پایهای از نحوه عملکرد فرایندهای کسبوکار در شرکت و با مشاوره با سیستم IT، کاربر میتواند فرایندهای خودکار ایجاد کند بدون اینکه نیازی به دانش برنامهنویسی داشته باشد – بیشتر کارها با استفاده از روش کشیدن و رها کردن انجام میشود.
اگر بخواهیم گروههای خاصی از مخاطبان را تمایز داده و توصیف کنیم که آنها چه چیزهایی میتوانند از سرویس Power Automate “بگیرند”، میتوانیم دو گروه را شناسایی کنیم:
- گروه اول بهنام “یکپارچهسازان کسبوکار” هستند که با دپارتمان IT همکاری میکنند تا مسئولیت راهحلهای کسبوکار را به کسبوکار نزدیکتر کنند.
- گروه دوم تصمیمگیرندگان در دپارتمان IT هستند که میخواهند به شرکای تجاری استقلال بیشتری در ایجاد راهحلهای خود بدهند تا متخصصان IT و متخصصان یکپارچهسازی بتوانند دانش خود را روی ابزارهای پیشرفتهتر متمرکز کنند.
Power Automate در واقع نسخهای از PowerShell است – یک زبان اسکریپتنویسی/توسعه که در آن کاربران شبکه دستورالعملهای خود را برای خودکارسازی وظایف مینویسند. اگر به محیط دسترسی دارید، احتمالاً به Power Automate نیز دسترسی خواهید داشت، بنابراین این ابزار برای هکرها بسیار قدرتمند است. شناسایی ایجاد اسکریپتهای مشکوک دشوار است زیرا کاربران با دسترسی سطح مدیر مشابه این اسکریپتها را ایجاد میکنند. بهعنوان مثال، یک هکر میتواند وارد شبکه شود و اسکریپتی ایجاد کند تا تمام ایمیلها از مدیر مالی (CFO) را به یک آدرس ایمیل خاص ارسال کند. تشخیص این اسکریپت بهطور خاص بهعنوان مخرب دشوار است مگر اینکه تیمهای امنیتی هر اسکریپت را بررسی کنند.
این نوع حملات پیچیده مشابه حملاتی است که در شبکه Office 365 دیدهایم، جایی که هکرها از ابزارهای قانونی برای حمله به یک شرکت استفاده میکنند.
سیستمهای قدیمی؟ – با Power Automate Desktop مشکلی نیست
یکی از مزایای مهم Power Automate، قابلیت خودکارسازی سیستمهای قدیمی بدون API است. برای خودکارسازی سیستمهای قدیمی، از Power Automate Desktop استفاده میشود که به کاربران اجازه میدهد بدون کدنویسی، جریانهای کاری وسیع ایجاد کنند. با رابط “نشانگذاری و کلیک” (Point and Click)، کاربران میتوانند حرکات موس و صفحهکلید خود را هنگام انجام وظیفه ضبط کنند. Power Automate Desktop این اطلاعات را به یک جریان کاری خودکار تبدیل میکند، مانند جمعآوری دادهها برای یک گزارش هفتگی.
مشاور فرایند (Process Advisor)
مشاور فرایند یک افزودنی جدید به Power Automate است. این ابزار برای تجزیه و تحلیل فرایندها طراحی شده است و دیدی به نحوه عملکرد افراد ارائه میدهد. مشاور فرایند جریانهای کاری را نقشهبرداری میکند، گلوگاهها را پیدا میکند و وظایفی را که میتوان خودکار کرد شناسایی میکند. این ابزار یاد میگیرد که تیم شما از کدام اپلیکیشنها بیشتر استفاده میکند و چگونه فعالیتهای مهم مانند کپی کردن دادهها از یک اپلیکیشن به اپلیکیشن دیگر را خودکار کند.
معایب Power Automate
- نرمافزار بهطور پیشفرض با Office 365 فعال است.
- هر کاربر میتواند جریانهای خود را ایجاد کند.
- جریانها میتوانند از سیاستهای امنیتی، از جمله پیشگیری از از دست رفتن دادهها (DLP) عبور کنند.
- هیچ راهی برای غیرفعال کردن کانکتورهای فردی وجود ندارد – یا همه چیز یا هیچ چیز.
- بازیگران مخرب میتوانند از قابلیتهای Power Automate برای ایجاد جریانهای کاری سفارشی و مخرب استفاده کنند.
Power Automate و امنیت سایبری
Power Automate به کاربران این امکان را میدهد که بدون نیاز به کمک توسعهدهندگان، ادغامها و فرایندهای خودکار سفارشی را در بین Office 365 و برنامههای شخص ثالث بسازند. هرچند این نرمافزار بسیار مفید است، اما با آسیبپذیریهای امنیتی زیادی همراه است زیرا جریانهای خودکار میتوانند از سیاستهای امنیتی از جمله پیشگیری از از دست رفتن دادهها (DLP) عبور کنند.
دسترسپذیری گسترده و سهولت استفاده از Power Automate باعث میشود که این ابزار بهطور جزئی برای حملهکنندگان نیز مفید باشد تا رفتارهای فرمان و کنترل مخرب و حرکت جانبی را سازماندهی کنند.
تحقیقات یک حمله در Microsoft 365 با Power Automate
حملهکنندگان از Microsoft 365 سوءاستفاده میکنند و از مجموعه Power Automate برای خودکارسازی حملات خود استفاده میکنند.
با تنظیم کانکتورهایی برای جابجایی دادههای مکرر، امکان سرقت دادههای مداوم بدون مداخله دستی فراهم میشود. تحلیلگران میتوانند با دسترسی به صفحه حساب و استفاده از تب تحقیقات فوری، فعالیتهای Power Automate را بررسی کنند.
موارد کاربرد رایج Power Automate:
- اتوماسیون وظایف روتین: بهطور خودکار پیوستهای ایمیل را در یک پوشه مشخص در OneDrive یا SharePoint ذخیره کنید.
- همگامسازی دادهها: دادهها را بین سیستمهای مختلف، مانند رکوردهای CRM، بر اساس تغییرات داده در یک صفحهگسترده همگامسازی کنید.
- سیستمهای اطلاعرسانی: زمانی که شرایط خاصی برآورده شد، مانند اضافه شدن یک مشتری جدید به پایگاه داده، هشدارها یا اطلاعرسانیها ارسال کنید.
- جریانهای تأیید: بررسی، تأیید و بایگانی اسناد را بهصورت خودکار انجام دهید.
خلاصه
همانطور که از این پست مشاهده میکنید، Microsoft Power Automate یک سرویس است که میتواند به شرکتها در افزایش کارایی و کاهش فشار بر روی کارکنان کمک کند. با Power Automate شما میتوانید، بهعنوان مثال:
- فرایندهای کسبوکار را خودکار کنید،
- یادآوریهای خودکار برای وظایف معوق ارسال کنید،
- دادههای کسبوکار را طبق برنامه بین سیستمها منتقل کنید،
- به منابع داده مختلف یا هر API عمومی متصل شوید،
- وظایف روی کامپیوتر محلی را خودکار کنید، مانند استفاده از دادهها در Word یا Excel،
- و بسیاری از دیگر امکانات!
فقط تصور کنید چقدر میتوانید با خودکارسازی ساده فعالیتهای تکراری دستی، که شامل ثبت کلیکهای موس یا فشار دادن دکمههاست، زمان صرفهجویی کنید!