مایکروسافت اکسل یک نرمافزار است که میتوانید از آن برای سازماندهی دادهها در کار و زندگی روزمره خود استفاده کنید. در اینجا درباره فرمولها، توابع و موارد دیگری که میتوانید هنگام استفاده از اکسل به کار ببرید، یاد میگیرید.
مایکروسافت اکسل میتواند ابزاری بسیار قدرتمند برای یادگیری در حرفه شما باشد و مزایای زیادی برای همه از تحلیلگران داده گرفته تا بازاریابان شبکههای اجتماعی دارد. این نرمافزار به کاربران معمولی این امکان را میدهد که نمودارها، گرافها و موارد دیگر را برای سازماندهی و تجسم دادهها ایجاد کنند.
یاد بگیرید اکسل چیست و چه کاری انجام میدهد، چه فرمولها و توابعی را باید بشناسید و برخی منابع برای شروع.
اکسل چیست؟
اکسل یک برنامه صفحهگسترده از مایکروسافت است و جزئی از گروه محصولات آفیس آن برای برنامههای تجاری محسوب میشود. مایکروسافت اکسل به کاربران این امکان را میدهد که دادهها را در یک صفحهگسترده قالببندی، سازماندهی و محاسبه کنند.
با استفاده از نرمافزاری مانند اکسل برای سازماندهی دادهها، تحلیلگران داده و سایر کاربران میتوانند اطلاعات را بهگونهای نمایش دهند که مشاهده آنها در زمان افزودن یا تغییر دادهها آسانتر باشد. اکسل تعداد زیادی جعبه به نام سلولها دارد که به صورت ردیفها و ستونها مرتب شدهاند. دادهها در این سلولها قرار میگیرند.
اکسل بخشی از مجموعههای مایکروسافت آفیس و آفیس 365 است و با دیگر برنامههای موجود در مجموعه آفیس سازگار است. این نرمافزار صفحهگسترده برای پلتفرمهای ویندوز، مکاواس، اندروید و آیاواس در دسترس است.
کاربردهای رایج اکسل
اکسل بیشتر در محیطهای تجاری استفاده میشود. به عنوان مثال، در تحلیل کسبوکار، مدیریت منابع انسانی، مدیریت عملیات و گزارشدهی عملکرد کاربرد دارد. اکسل از مجموعه بزرگی از سلولها برای سازماندهی و دستکاری دادهها و حل توابع ریاضی استفاده میکند. کاربران میتوانند دادهها را در صفحهگسترده با استفاده از ابزارهای گرافیکی، جدولهای محوری و فرمولها ترتیب دهند. این برنامه همچنین زبان برنامهنویسی ماکرو به نام Visual Basic for Applications دارد. سازمانها از مایکروسافت اکسل برای موارد زیر استفاده میکنند:
- جمعآوری و تأیید دادههای تجاری؛
- تحلیل کسبوکار؛
- ورود و ذخیره دادهها؛
- تحلیل دادهها؛
- گزارشدهی عملکرد؛
- تحلیل استراتژیک؛
- حسابداری و بودجهبندی؛
- مدیریت اداری و اجرایی؛
- مدیریت حسابها؛
- مدیریت پروژه؛
- و مدیریت دفتری.
اصطلاحات و اجزای اکسل
اکسل دارای اصطلاحات خاصی برای اجزای خود است که ممکن است برای کاربران جدید قابل درک نباشد. برخی از این اصطلاحات و اجزا عبارتند از:
- سلول: جایی است که کاربر دادهها را وارد میکند که محل تقاطع یک ستون و یک ردیف است.
- مرجع سلول: مجموعهای از مختصات که محل یک سلول را نشان میدهد. ردیفها افقی و شمارهگذاری شدهاند در حالی که ستونها عمودی و با حروف اختصاص داده شدهاند.
- سلول فعال: این سلول در حال حاضر انتخاب شده است و توسط یک جعبه سبز احاطه شده است.
- کتاب کار: این یک فایل اکسل است که شامل یک یا چند ورق کاری است.
- ورق کاری: اینها اسناد مختلفی هستند که درون یک کتاب کار قرار دارند.
- تب ورق کاری: اینها برگههایی هستند که در پایین سمت چپ صفحهگسترده قرار دارند.
- سرستونها و سرردیفها: اینها سلولهایی هستند که درست خارج از ستونها و ردیفها قرار دارند. انتخاب یک سرستون یا سرردیف، کل ستون یا ردیف را برجسته میکند.
- فرمول: فرمولها معادلات ریاضی، ارجاعات سلول یا توابعی هستند که میتوانند داخل یک سلول قرار گیرند تا یک مقدار را تولید کنند. فرمولها باید با علامت “=” شروع شوند.
- نوار فرمول: این یک نوار ورودی بلند است که برای وارد کردن مقادیر یا فرمولها در سلولها استفاده میشود. این نوار در بالای ورق کاری، کنار برچسب “fx” قرار دارد.
- نوار آدرس: این نوار که در سمت چپ نوار فرمول قرار دارد، مختصات عددی و حروفی یک سلول فعال را نشان میدهد.
- فیلتر: اینها قوانینی هستند که کاربر میتواند برای انتخاب ردیفهایی از یک ورق کاری که میخواهد نمایش داده شوند، استفاده کند. این گزینه در بالای سمت راست نوار اصلی زیر “Sort & Filter” قرار دارد. گزینه فیلتر خودکار میتواند برای نمایش ردیفهایی که با مقادیر خاصی مطابقت دارند، انتخاب شود.
- AutoFill: این ویژگی به کاربران این امکان را میدهد که به طور خودکار دادهها را به بیش از یک سلول کپی کنند. با داشتن دو یا چند سلول در یک سری، کاربر میتواند هر دو سلول را انتخاب کرده و گوشه پایین سمت راست را کشیده تا بقیه سلولها را به طور خودکار پر کند.
- AutoSum: این ویژگی به کاربران این امکان را میدهد که مقادیر مختلفی را جمع کنند. کاربران میتوانند سلولهایی را که میخواهند جمع کنند انتخاب کرده و کلیدهای Alt و Equal را فشار دهند.
- PivotTable: این ابزار خلاصهسازی دادهها به طور خودکار دادهها را مرتب و محاسبه میکند. این ابزار در زیر تب “Insert” در سمت چپ قرار دارد.
- PivotChart: این نمودار به عنوان یک ابزار کمکی تصویری برای PivotTable عمل میکند و نمودارهایی از دادهها را فراهم میآورد. این ابزار در وسط صفحه درج، کنار نقشهها قرار دارد.
- دادههای منبع: این اطلاعاتی هستند که برای ایجاد یک PivotTable استفاده میشوند.
اکسل و فایلهای XLS
فایل XLS یک فایل صفحهگسترده است که میتواند توسط اکسل یا سایر برنامههای صفحهگسترده ایجاد شود. نوع فایل نمایانگر فرمت فایل باینری اکسل است. فایل XLS دادهها را به صورت جریانهای باینری ذخیره میکند — یک فایل ترکیبی. جریانها و زیرجریانهای موجود در فایل اطلاعاتی درباره محتوای فایل و ساختار یک کتاب کار اکسل دارند.
نسخههای اکسل بعد از اکسل 2007 به طور پیشفرض از فایلهای XLSX استفاده میکنند، زیرا این فرمت بازتر و ساختاریافتهتر است. با این حال، نسخههای جدیدتر اکسل همچنان از ایجاد و خواندن فایلهای XLS پشتیبانی میکنند. دادههای کتاب کار همچنین میتوانند در فرمتهای مختلفی از جمله PDF، TXT، زبان نشانهگذاری ابرمتن (HTML)، XPS و XLSX صادر شوند.
فایلهای اکسل با قابلیت ماکرو از پسوند فایل XLSM استفاده میکنند. در این حالت، ماکروها مجموعهای از دستورالعملها هستند که فرآیندهای اکسل را خودکار میکنند. فایلهای XLSM شبیه به فایلهای XLM هستند، اما بر اساس فرمت Open XML هستند که در نسخههای بعدی نرمافزار مایکروسافت آفیس وجود دارد.
برنامههای اکسل: مستنداتی که میتوانید در اکسل ایجاد کنید
شما میتوانید کارهای زیادی با یک صفحهگسترده اکسل انجام دهید. برخی از اسناد رایج که میتوانید ایجاد کنید عبارتند از:
- ترازنامه
- بودجه
- تقویم
- گزارش داده
- فرم
- صورت سود و زیان
- فاکتور
- لیست پستی
- سند برنامهریزی
- برگه زمانبندی
- لیست انجام وظایف
تمامی این اسناد میتوانند در کسبوکار یا زندگی شخصی شما کاربرد داشته باشند. اکسل یک ابزار چندمنظوره است که میتواند به شما در سازماندهی و محاسبه اطلاعات مهم کمک کند.
چگونه از اکسل استفاده کنیم
وقتی از اکسل استفاده میکنید، باید با اصول اولیه برنامههای صفحهگسترده آشنا باشید. پس از آشنایی با رابط کاربری و ویژگیهای آن، میتوانید دادهها را به سلولها وارد کرده یا یک سند ایجاد کرده و آنها را مطابق میل خود قالببندی کنید. سپس میتوانید فرمولها و توابعی یاد بگیرید تا مجموع پولها یا تعداد محصولات مورد نیاز برای یک رونمایی را محاسبه کنید.
اصول اولیه اکسل
وقتی با اکسل شروع میکنید، میتوانید با یادگیری دستورات اولیه شروع کنید:
- چگونه یک صفحهگسترده جدید ایجاد کنیم
- چگونه متن و عناوین ستونها یا ردیفها را قالببندی کنیم
- چگونه اعداد را در دو یا چند سلول جمع، تفریق، ضرب و تقسیم کنیم
- چگونه ستونها، ردیفها و صفحات را (در داخل همان صفحهگسترده) اضافه یا حذف کنیم
- چگونه دادهها را مرتب کنیم
پس از اینکه اصول اولیه را یاد گرفتید، میتوانید فرمولهای مختلف اکسل را یاد بگیرید تا به شما در محاسبه دادهها کمک کند.
فرمولهای اکسل
در اکسل فرمولهای زیادی وجود دارد که میتوانید برای کار با دادهها از آنها استفاده کنید. هر فرمول در اکسل با علامت مساوی شروع میشود. قبل از ایجاد یک فرمول، باید علامت مساوی (=) را در سلولی که میخواهید نتیجه فرمول در آن ظاهر شود وارد کنید.
فرمولهای پایهای عبارتند از:
جمع کردن: برای جمع کردن مقادیر دو یا چند سلول، از علامت جمع (+) استفاده کنید.
- مثال: =A4+D5
تفریق: برای تفریق مقادیر دو یا چند سلول، از علامت منفی (-) استفاده کنید.
- مثال: =A4-D5
ضرب: برای ضرب کردن مقادیر دو یا چند سلول، از علامت ستاره (*) استفاده کنید.
- مثال: =A4*D5
تقسیم: برای تقسیم مقادیر دو یا چند سلول، از علامت اسلش (/) استفاده کنید.
- مثال: =A4/D5
میتوانید از پرانتزها برای ایجاد یک فرمول بزرگتر که این عملیات را ترکیب کند استفاده کنید. مثال: =((A4+C4)/(D5-C5)*3).
پنج تابع اصلی اکسل چیست؟
در اکسل، میتوانید از توابع برای خودکار کردن کارهایی که معمولاً در فرمول استفاده میکنید، بهره ببرید. شما میتوانید از تابع SUM به جای استفاده از علامت جمع برای جمع کردن یک محدوده سلولها استفاده کنید. بیایید چند تابع محبوب را بررسی کنیم:
SUM: تابع SUM یک محدوده سلولها را جمع میکند. برای وارد کردن تابع، از پرانتز برای نشان دادن محدوده سلولها استفاده کنید. اگر میخواهید اعداد موجود در سلولهای A1 تا A17 را جمع کنید، فرمول شما به شکل زیر خواهد بود: =SUM(A1:A17).
AVERAGE: مشابه تابع SUM، تابع AVERAGE میانگین مقادیر یک محدوده سلولها را محاسبه میکند. برای مثال: =AVERAGE(A1:A17).
IF: با تابع IF، میتوانید از اکسل بخواهید که مقادیر را بر اساس یک آزمایش منطقی بازگرداند. ساختار آن به شکل زیر است: IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]). برای مثال: =IF(A1>B1,”Over Budget”,”OK”).
VLOOKUP: تابع VLOOKUP به شما این امکان را میدهد که در ستونها یا ردیفهای صفحهگسترده خود به جستجو بپردازید. ساختار آن به شکل زیر است: VLOOKUP(lookup value, table array, column number, Approximate match (TRUE) or Exact match (FALSE)). برای مثال: =VLOOKUP([@Engineer],tbl_Engineers,7,TRUE).
COUNTIF: تابع COUNTIF یکی دیگر از توابع مفید است که تعداد سلولهایی را که معیار خاصی را برآورده میکنند، باز میگرداند. ساختار آن به شکل زیر است: COUNTIF(range, criteria). برای مثال: =COUNTIF(A1:A17,”San Francisco”).
چگونه سریع اکسل را یاد بگیریم
میتوانید از آموزشهای Google Sheets برای یادگیری بیشتر در مورد استفاده از مایکروسافت اکسل استفاده کنید، زیرا این برنامهها شباهت زیادی به هم دارند. مهارتهای خود را در انجام متداولترین کارها با این آموزشها بسازید:
- چگونه در Google Sheets حروف الفبا را مرتب کنیم (+ چگونه بر اساس تاریخ مرتب کنیم)
- چگونه در Google Sheets سلولها را ادغام کنیم
- چگونه در Google Sheets مقادیر تکراری را هایلایت کنیم
- چگونه از قالببندی شرطی در Google Sheets استفاده کنیم
- چگونه در Google Sheets جمع و تفریق انجام دهیم: فرمولهای SUM و MINUS
- چگونه در Google Sheets سلولها را بدون از دست دادن داده ترکیب کنیم (Concatenate)
- چگونه از VLOOKUP در Google Sheets استفاده کنیم
- چگونه از SUMIF در Google Sheets استفاده کنیم
- استفاده از IMPORTRANGE برای ارجاع به یک Google Sheet دیگر
- چگونه خطای تجزیه فرمول را در Google Sheets اصلاح کنیم
پروژههای هدایتشده اکسل
در مسیر یادگیری اکسل، ممکن است بخواهید مهارتهای خاصی را بیاموزید که به شما در شغل خود کمک کند، در حالی که با دادهها کار میکنید یا بودجه ایجاد میکنید. پروژههای هدایتشده کوتاهمدت یک یا دو ساعته را برای شروع کاوش کنید.
- معرفی به مایکروسافت اکسل
- استفاده از فرمولها و توابع پایه در مایکروسافت اکسل
- معرفی به تجزیه و تحلیل دادهها با استفاده از مایکروسافت اکسل
- ایجاد نمودارها و داشبوردها با استفاده از مایکروسافت اکسل
- ایجاد یک بودجه با مایکروسافت اکسل
- نحوه استفاده از توابع مرجع جستجو و ریاضی و متن در اکسل
چه کسانی باید اکسل را یاد بگیرند؟
اکسل در تقریباً همه صنایع کاربرد دارد، از جمله مالی، مدیریت پروژه، بازاریابی و غیره. مدیران خدمات غذایی میتوانند از آن برای پیگیری فاکتورها استفاده کنند و همکاران رسانههای اجتماعی میتوانند از آن برای تجمیع لیستهای پستی MailChimp استفاده کنند.
این برنامه بیشتر برای کسانی که روزانه با دادهها کار میکنند، مانند تحلیلگران داده، مدیران بازاریابی، حسابداران و صاحبان کسبوکار مفید است. با این حال، معلمان، متخصصان سازمانهای غیردولتی و مددکاران اجتماعی نیز ممکن است اکسل را برای سازماندهی اطلاعات و ایجاد نمودارها یا گرافها در کار روزانه خود مفید بیابند.
اکسل برای دادهها و کسبوکار
اگر قصد دارید وارد شغل تجزیه و تحلیل دادهها یا کسبوکار شوید، ممکن است به دورههای “مبانی اکسل برای تجزیه و تحلیل دادهها” از IBM و “تحلیل کسبوکار با اکسل: ابتدایی تا پیشرفته” از دانشگاه جانز هاپکینز علاقهمند شوید. هر دوی این دورهها کمتر از 24 ساعت زمان میبرند.
رقبای اکسل
با اینکه اکسل ممکن است یکی از شناختهشدهترین برنامههای صفحهگسترده باشد، دیگر فروشندگان نیز محصولات رقیب ارائه میدهند. نمونههایی از این رقبا عبارتند از:
- Google Sheets: Google Sheets یک رقیب رایگان برای اکسل است که طرحبندیها و ویژگیهای مشابهی دارد. کاربران با حساب Gmail خود میتوانند به Google Sheets دسترسی پیدا کنند. Google Sheets در فضای ابری ذخیره میشود، به این معنی که کاربران میتوانند از هر جایی و روی دستگاههای مختلف به صفحهگستردههای خود دسترسی داشته باشند. چندین کاربر همچنین میتوانند به طور همزمان روی یک صفحهگسترده کار کنند.
- Numbers: برنامه صفحهگسترده اپل به صورت رایگان همراه با هر مک عرضه میشود و قالبها، نمودارها و گرافهای از پیش ساختهشده را فراهم میکند. Numbers در زمینه گرافیک و نمودارها برتری دارد، اما مانند اکسل نمیتواند به خوبی دادههای بزرگ را مدیریت کند. Numbers همچنین مختص دستگاههای اپل است، اما به کاربران این امکان را میدهد که صفحاتگسترده را به صورت فایلهای اکسل ذخیره کنند، بنابراین یک کاربر ویندوزی میتواند صفحهگسترده Numbers را در اکسل باز کند.
- Apache OpenOffice Calc: این نرمافزار صفحهگسترده رایگان و متنباز شامل همکاری چندکاربره، فرمولهای زبان طبیعی که به کاربران امکان میدهد فرمولها را با استفاده از کلمات ایجاد کنند، DataPilot که دادهها را از پایگاههای داده شرکتی میکشد، و ویژگیهای استایل و قالببندی است که گزینههای مختلف قالببندی سلولها را فراهم میکند. این نرمافزار از زبان برنامهنویسی ماکرو متفاوتی نسبت به اکسل استفاده میکند و گزینههای نموداری کمتری دارد. OpenOffice Calc روی سیستمعاملهای ویندوز و macOS کار میکند. OpenOffice Calc همچنین از فرمت Open Document Format به عنوان فرمت پیشفرض استفاده میکند و تنها از فرمت XLSX مایکروسافت پشتیبانی محدودی دارد.
تاریخچه و آینده اکسل
مایکروسافت اکسل را در سال 1985 تحت نام Microsoft Multiplan منتشر کرد. برنامه صفحهگسترده مایکروسافت با محصولات مشابه آن زمان رقابت میکرد، از جمله Lotus 1-2-3 از Lotus Development Corp. اگرچه گفته میشود Lotus 1-2-3 اولین صفحهگستردهای بود که نام سلولها و ماکروها را معرفی کرد، Multiplan از یک رابط کاربری گرافیکی استفاده میکرد و به کاربران این امکان را میداد که با استفاده از ماوس روی صفحه کلیک کرده و آن را کنترل کنند. Multiplan پردازش، مدیریت و مشاهده دادههای صفحهگسترده را آسانتر کرد.
در ابتدا، Multiplan به دلیل رقابت با Lotus 1-2-3 در سیستمهای Microsoft Disk Operating System (MS-DOS) محبوبیت خود را از دست داد. دو سال پس از انتشار اولیه، در سال 1987، مایکروسافت نسخه 2.0 از اکسل را معرفی کرد. تا سال 1988، این نسخه جدید که اکنون بر روی پلتفرمهای ویندوز قرار داشت، شروع به فروش بیشتر از Lotus 1-2-3 و سایر برنامههای مشابه صفحهگسترده کرد.
در سال 1990، مایکروسافت نسخه 3 اکسل را منتشر کرد که ویژگیهایی مانند نوار ابزار، نمودارهای سهبعدی و قابلیتهای طراحی و ترسیم را اضافه کرد. نسخه 4 دو سال بعد منتشر شد و ویژگی auto-fill را به آن اضافه کرد. در سال 1993، نسخه 5 اکسل منتشر شد که شامل ماکروهای Visual Basic for Applications بود که به انجام خودکار وظایف معمولی کمک میکرد.
یکی از بهروزرسانیهای بزرگ بعدی اکسل، نسخه 12 بود که در سال 2007 منتشر شد. این بهروزرسانی از سیستم منوی Ribbon جدید استفاده کرد. ویژگیهای بهبود یافته شامل مجموعهای از نمودارهای SmartArt، مدیریت بهتر متغیرهای نامگذاری شده و انعطافپذیری بیشتر در قالببندی نمودارها بود. همچنین اکسل به استفاده از فایلهای XLSX که ساختار یافتهتر و بازتر هستند، منتقل شد. نسخه 15 در سال 2013 منتشر شد که ابزارهایی جدید مانند Power View، Power Pivot و Flash Fill را اضافه کرد. این نسخه همچنین قابلیتهای چندوظیفگی را بهبود بخشید.
نسخه 16، در سال 2019 منتشر شد. از زمان ابداع آن، مایکروسافت اکسل به یکی از پر استفادهترین برنامههای تجاری تبدیل شده و معمولاً همراه با سایر برنامههای مایکروسافت مانند Word، Outlook و PowerPoint استفاده میشود. اگرچه مایکروسافت دیگر نسخههای مختلف اکسل را بهروزرسانی نمیکند، اما ویژگیها و بهروزرسانیهای جدید بهطور خودکار در طول زمان منتشر میشود.
امروزه، اکسل بخش بزرگی از بستههای نرمافزاری مایکروسافت 365 است و بهطور گسترده در صنایع مختلف برای انجام محاسبات مالی، تحلیل دادهها، مدیریت پروژهها، و حتی ایجاد داشبوردها و گزارشها استفاده میشود. اکسل همچنان در کنار دیگر ابزارهای مایکروسافت مانند Word و PowerPoint به عنوان ابزاری ضروری در بسیاری از سازمانها و کسبوکارها محسوب میشود.
مایکروسافت اکسل بیتردید یکی از محبوبترین برنامههای صفحهگسترده است و مدتهاست که در کسبوکارها نقش ایفا میکند. با این حال، با توجه به محبوبیت نرمافزارهای صفحهگسترده دیگر، اکنون اکسل رقابت بیشتری دارد. وبسایت askwonder.com ادعا میکند که مجموعه اپلیکیشنهای Google Suite، که شامل Google Sheets است، ماهانه توسط 2 میلیارد کاربر استفاده میشود، در حالی که مایکروسافت اکسل حدود 750 میلیون تا 1.2 میلیارد کاربر ماهانه در سطح جهانی دارد. گوگل و مایکروسافت هیچیک میزان استفاده ماهانه از برنامههای صفحهگسترده خود را منتشر نمیکنند، بنابراین برآورد این مقادیر دشوار است.
اکسل در مقابل Google Sheets: تفاوتها چیست؟
اکسل و Google Sheets قابلیتها و ویژگیهای مشابهی دارند. تفاوت اصلی این است که Google Sheets نسخه رایگان دارد که چندین کاربر میتوانند به طور همزمان سند را ویرایش کنند، که این ویژگی را برای همکاری در زمان واقعی مناسب میسازد. زمانی که لینک Google Sheets خود را با دیگران به اشتراک میگذارید، آنها میتوانند فایل را ویرایش کنند.