مایکروسافت شیرپوینت یک پلتفرم مدیریت اسناد و همکاری است که به سازمانها کمک میکند تا به نظارت، کنترل و کار با آرشیوها، اسناد، گزارشها و سایر محتواهای حیاتی برای فرآیندهای کسبوکار خود بپردازند. سازمانها در صنایع مختلف، همچنین بخشهای مختلف داخل این سازمانها، از قابلیتهای مدیریت سازمانی و همکاری شیرپوینت بهرهمند شدهاند و از این طریق توانستهاند عملیات خود را بهینهسازی کرده و بهرهوری را افزایش دهند.
شیرپوینت به مشتریان خود سایتهای تیمی قابل تنظیم برای اشتراکگذاری اخبار، دادهها، فایلها، لینکها و سایر منابع ارائه میدهد. مدیران میتوانند محیط شیرپوینت را از طریق یک برنامه وب متمرکز پیکربندی کنند و کاربران نهایی میتوانند از طریق مرورگرهای وب خود به ویژگیها و قابلیتهای شیرپوینت دسترسی پیدا کنند. شیرپوینت به سازمانها این امکان را میدهد که محتوا و ساختار سایت را مدیریت کنند، سایتها را ایجاد و حذف کنند، ویژگیهای محصول را فعال یا غیرفعال کنند، جریانهای کاری ابتدایی را پیکربندی کنند و تجزیه و تحلیلها را مدیریت کنند.
ویژگیهای اصلی شیرپوینت
شیرپوینت چندین ویژگی برای سازماندهی، دسترسی و اشتراکگذاری اطلاعات در سطح سازمان فراهم میآورد. کاربران میتوانند از هر دستگاهی که مرورگر وب پشتیبانیشده یا اپلیکیشن موبایل شیرپوینت را دارد، به منابع شیرپوینت متصل شوند. آنها میتوانند به ویژگیهای شیرپوینت دسترسی پیدا کرده و با محتوای سایت کار کنند.
اگرچه شیرپوینت از طیف وسیعی از ویژگیها پشتیبانی میکند، شش دسته زیر تواناییهای اصلی هستند که پلتفرم شیرپوینت را هدایت میکنند:
مدیریت محتوا: شیرپوینت امکانات پیشرفته مدیریت محتوا را ارائه میدهد که به سازمانها امکان میدهد تا محتوای کسبوکار خود را ذخیره و کنترل کنند. کاربران میتوانند وظایف مختلفی را انجام دهند. بهعنوانمثال، آنها میتوانند پوشهها را ایجاد کنند، اسناد را پین کرده و جابهجا کنند، نمای دادههای سفارشی پیکربندی کنند، کتابخانههای اسناد ایجاد کنند، یا فایلها را بهعنوان لینک اضافه کنند بهجای اینکه آنها را بین سایتها کپی کنند.
همکاری و اشتراکگذاری: شیرپوینت ویژگیهای مؤثر همکاری و اشتراکگذاری ارائه میدهد که به کاربران داخل و خارج سازمان این امکان را میدهد که بهطور یکپارچه با یکدیگر کار کنند، بدون توجه به نوع دستگاه. شیرپوینت همچنین یکپارچگی بومی با مایکروسافت تیمز را فراهم میکند که همکاری را بیشتر تقویت میکند.
ایجاد سایت اینترانت: شیرپوینت به سازمانها این امکان را میدهد که صفحات و سایتهای اینترانت برند شده ایجاد و نگهداری کنند. چنین سایتی به یک سازمان یا تیم یک پلتفرم متمرکز برای انتشار و اشتراکگذاری اخبار، اسناد، بهروزرسانیها، تغییرات سیاست و هرگونه اطلاعات یا منابع دیگری که برای انجام کارهای خود نیاز دارند، فراهم میکند.
جستجو و کشف: شیرپوینت چندین ویژگی را شامل میشود که به کاربران این امکان را میدهد تا بهسرعت اطلاعات خاصی را جستجو کرده و با نتایج کار کنند. آنها میتوانند محتوا را مرتب و فیلتر کنند، اطلاعات مرتبط را پیدا کنند، نتایج را بدون ترک کردن جستجو بررسی کنند و بسیاری کارهای دیگر.
اتوماسیون گردش کار: شیرپوینت ویژگیهای بومی برای اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار، مانند مسیریابی اسناد برای بررسی، شامل میشود. شیرپوینت همچنین با مایکروسافت پاور اتوماسیون یکپارچه میشود که یک سرویس ابری است که به کاربران امکان میدهد گردشهای کاری و وظایف را در چندین برنامه ایجاد و اتوماسیون کنند.
حاکمیت: شیرپوینت امکانات بومی حاکمیت را فراهم میآورد که تیمهای IT میتوانند برای تسهیل استقرارها، حفظ امنیت، مدیریت انطباق و پشتیبانی از اهداف کلی کسبوکار سازمان استفاده کنند.
مایکروسافت همچنین ویژگیها و منابع دیگری را ارائه میدهد که میتواند برای مشتریان شیرپوینت و کاربران آنها مفید باشد، ازجمله مواد آموزشی شیرپوینت، قابلیتهای سفارشیسازی و منابع توسعهدهندگان.
گزینههای استقرار شیرپوینت
شیرپوینت بهصورت یک محصول نرمافزاری در محل (On-Premises) یا یک سرویس ابری در دسترس است. این پلتفرم همچنین میتواند در یک پیکربندی ترکیبی (Hybrid) راهاندازی شود که هر دو گزینه را ترکیب کند.
استقرارهای در محل
مایکروسافت در سال 2001 شیرپوینت را بهصورت در محل معرفی کرد. از آن زمان، این محصول چندین نسخه را تجربه کرده است و ویژگیهای جدید و بهبودیافتهای در هر نسخه گنجانده شده است. آخرین نسخه منتشر شده، SharePoint Server Subscription Edition است که در نوامبر 2021 بهطور عمومی در دسترس قرار گرفت.
در آن زمان، SharePoint Server 2019 همچنان پشتیبانی فعال داشت. اما نسخه 2019 از ژانویه 2024 از پشتیبانی اصلی به پشتیبانی گسترشیافته (Extended Support) منتقل شد، که به این معنی است که فقط بهروزرسانیهای امنیتی دریافت خواهد کرد (بدون بهروزرسانیهای ویژگی یا کیفیت). SharePoint Server 2016 نیز در ژوئیه 2021 به پشتیبانی گسترشیافته منتقل شد. پشتیبانی گسترشیافته برای هر دو نسخه در 14 ژوئیه 2026 به پایان خواهد رسید و پس از آن دیگر هیچگونه پشتیبانی دریافت نخواهند کرد.
سازمانهایی که هنوز از SharePoint Server 2019 استفاده میکنند، باید در حال حاضر به این فکر کنند که پس از پایان پشتیبانی نسخه 2019، چگونه با این پلتفرم ادامه دهند. در حال حاضر، دو گزینه برای آنها وجود دارد: SharePoint Online یا SharePoint Server Subscription Edition.
مایکروسافت عموماً به سمت انتقال به SharePoint Online تمایل دارد. اگرچه این شرکت قصد دارد بهروزرسانیهای منظم برای نسخه Subscription Edition منتشر کند، اما این بهروزرسانیها عمدتاً بر امنیت و سناریوهای کلیدی مشتری متمرکز خواهد بود. دامنه سرمایهگذاریهای مایکروسافت در SharePoint عمدتاً به SharePoint Online معطوف خواهد بود. در نتیجه، شکاف بین این دو محصول همچنان در حال گسترش خواهد بود.
با وجود این تفاوتها، برخی از سازمانها هنوز نسخه در محل را ترجیح میدهند، به همین دلیل مایکروسافت بهروزرسانیهای نسخه Subscription Edition را ادامه میدهد. وقتی این نسخه برای اولین بار منتشر شد، در چندین حوزه از SharePoint Server 2019 پیشرفتهایی داشت:
- احراز هویت و مدیریت هویت
- پشتیبانی از استقرار و ارتقا
- مدیریت مزرعه (Farm)
- قوانین سلامت و نظارت
- استقرارهای ترکیبی (Hybrid)
- مدیریت شیرپوینت با PowerShell
- مدرنسازی جستجو
- مدیریت امنیت
- سایتها، لیستها و کتابخانهها
- ارائهدهنده ذخیرهسازی از راه دور برای شیرپوینت
از زمان انتشار اولیه نسخه Subscription Edition، مایکروسافت بهروزرسانیهای منظم ویژگی را منتشر کرده است که بهبودها و قابلیتهای جدیدی به آن اضافه کردهاند. بهعنوانمثال، آخرین بهروزرسانی ویژگی، نسخه 24H1، برندسازی سفارشی در نوار سوئیت، سفارشیسازی عمودی در نتایج جستجو، یکپارچگی OpenID Connect با مدیریت گواهی شیرپوینت و قابلیت جمعآوری بازخورد مشتری از مدیران مزرعه شیرپوینت را اضافه کرده است.
استقرارهای ابری شیرپوینت
اگرچه شیرپوینت ابتدا بهعنوان یک راهحل در محل (On-Premises) ارائه شده بود، اما اکنون بخش زیادی از تمرکز مایکروسافت بر شیرپوینت بهعنوان یک سرویس ابری است. این سرویس اغلب بهعنوان SharePoint Online شناخته میشود، اما بسته به منبع ممکن است به آن شیرپوینت در Microsoft Office 365 یا صرفاً شیرپوینت گفته شود. مایکروسافت پیشنهاد آنلاین خود را بهعنوان “تجربه پیشرفته شیرپوینت” در نظر میگیرد که قابلیتهای جدیدی در زمینه بهرهوری، امنیت و قابلیت استفاده را برای مشتریان فراهم میآورد.
مایکروسافت شیرپوینت آنلاین را بهعنوان یک سرویس اشتراکی پایه ارائه میدهد که با OneDrive و Microsoft Lists بستهبندی شده است. شیرپوینت آنلاین همچنین با بیشتر طرحهای اشتراک کسبوکار و سازمانی Microsoft 365، از جمله Microsoft 365 Business Standard، Microsoft 365 Business Premium، Microsoft 365 E5 و Microsoft 365 F3 بستهبندی شده است. علاوه بر این، مایکروسافت شیرپوینت آنلاین را با چندین طرح اشتراکی Office 365، و همچنین طرحهای دولتی و غیرانتفاعی نیز بستهبندی میکند.
مایکروسافت بهطور مداوم شیرپوینت آنلاین را بهبود و ارتقا میدهد و برنامههای فوری برای افزودن ویژگیهایی مرتبط با نویسندگی اینترانت، ایجاد محتوا، مشارکت کاربران و انعطافپذیری پلتفرم دارد. بهعنوان مثال، مایکروسافت در حال کار بر روی قابلیتهایی مانند همکاری در نوشتن صفحات بهصورت همزمان، قابلیت گسترش نوار ابزار صفحه، و یک پنل محتوا است که ابزارهای نویسندگی مرتبط را نمایش میدهد.
نسخهها و تاریخچه شیرپوینت
شیرپوینت از زمان معرفی آن در سال 2001 بهصورتهای مختلفی وجود داشته است. بهگفته مایکروسافت، این پلتفرم اکنون بیش از 190 میلیون کاربر در 200,000 سازمان دارد. نسخههای مختلفی از شیرپوینت در طول بیش از 20 سال منتشر شده است. با این حال، اولین نسخه سازمانی تا سال 2010 معرفی نشد، زمانی که مایکروسافت شیرپوینت 2010 Enterprise را منتشر کرد.
SharePoint Server 2010 با مایکروسافت آفیس و Active Directory یکپارچه شد. این نسخه به سازمانها این امکان را میداد که بدون نیاز به دانش برنامهنویسی، بهسرعت وبسایتهایی ایجاد کنند و از آنها برای مدیریت ابزارهای همکاری مانند کتابخانههای اسناد، انجمنهای بحث، فهرست کارهای مشترک، تقویمهای مشترک، وبلاگها، ویکیها و نظرسنجیها استفاده کنند.
شیرپوینت 2013 بهعنوان یک پلتفرم همکاری برای صفحات وب سفارشی در نوامبر 2012 منتشر شد. نسخه اولیه شیرپوینت 2013 تجربه کاربری سادهشدهای را ارائه داد و همچنین قابلیتهای جدیدی در زمینه رسانههای اجتماعی سازمانی به آن اضافه شد. نسخه 2013 امکانات پیشرفتهتری برای مدیریت وبسایتها شامل تقویمهای مشترک، وبلاگها، ویکیها، نظرسنجیها، کتابخانههای اسناد و فهرست کارهای مشترک ارائه داد.
شیرپوینت 2013 همچنین با یک انجمن جامعه برای ارتباط و دستهبندی بحثها عرضه شد. این نسخه شامل میکروبلاگنویسی، قابلیتهای جستجوی پیشرفته، همچنین عملکرد کشف الکترونیکی، احراز هویت مبتنی بر ادعا و پشتیبانی موبایل بود. ابزارهای هوش تجاری (BI) در شیرپوینت 2013 به کاربران این امکان را میداد که اهداف و فرایندها را سازماندهی کرده و مدلهای داده، گزارشها و داشبوردهای قابل تنظیم ایجاد کنند.
SharePoint Server 2016 بیشتر از همان کد شیرپوینت آنلاین استفاده میکرد. به همین دلیل، مشتریان نسخههای در محل از همان پشتیبانی و قابلیتهای عملکردی برای مزارع شیرپوینت خود دریافت میکردند، زیرا تفاوتهای معماری کمتری وجود داشت. شیرپوینت Server 2016 اکنون در پشتیبانی گسترشیافته قرار دارد که تا 14 ژوئیه 2026 ادامه خواهد داشت.
شیرپوینت 2019 آخرین نسخه شیرپوینت سرور غیر اشتراکی مایکروسافت بود. این نسخه ویژگیهای بیشتری از شیرپوینت آنلاین را به شیرپوینت سرور آورد و همچنین انواع معماری ترکیبی را معرفی کرد. شیرپوینت Server 2019 نیز اکنون در پشتیبانی گسترشیافته قرار دارد که تا 14 ژوئیه 2026 ادامه خواهد داشت.
نسخه Subscription Edition شیرپوینت سرور جدیدترین نسخه از محصول شیرپوینت سرور است. این نسخه اکنون تنها محصول شیرپوینت در محل است که بهطور کامل پشتیبانی میشود و احتمالاً تنها نسخه پشتیبانیشده در آینده خواهد بود. نسخه اشتراکی بر اساس مهندسی مدرن مایکروسافت و چرخه عمر پشتیبانی استوار است، بنابراین بهروزرسانیها و ویژگیهای جدید بهطور منظم دریافت میکند.
رقبای مایکروسافت شیرپوینت
اگرچه شیرپوینت همچنان بهعنوان یک رهبر بازار در زمینه همکاری و مدیریت اسناد شناخته میشود، اما رقبای زیادی وارد بازار شدهاند که از جمله آنها میتوان به Box، ClickUp و Google Workspace اشاره کرد. علاوه بر این، فروشندگانی مانند Sitecore، Atlassian Confluence و WordPress با شیرپوینت در بازار مدیریت محتوای وب رقابت میکنند.
صنعت نرمافزارهای همکاری نیز رشد کرده است و محصولات دیگری به محبوبیت رسیدهاند که از جمله آنها میتوان به Salesforce Slack، Salesforce Chatter و Aurea Jive اشاره کرد. مایکروسافت این روند را در سال 2017 شناسایی کرد و ابزار همکاری خود، یعنی Teams را برای تکمیل شیرپوینت 2016 منتشر کرد. Teams همچنان در کنار شیرپوینت در حال استفاده است.
همچنین، شیرپوینت با چندین ابزار همکاری مختلف یکپارچه میشود. با این حال، برخی از کسبوکارها ممکن است گزینههای جایگزین را مفیدتر بدانند، بهویژه برای مهاجرت آسانتر به ابردادهها.
مزایای شیرپوینت چیست؟
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، شیرپوینت مزایای زیادی دارد. در ادامه، سه مورد از مهمترین مزایای آن که بیشترین توجه مشتریان ما را جلب کرده است، آورده شده است. اگر میخواهید از سایر مزایای استفاده از شیرپوینت در سازمان خود بدانید، کارشناسان ما همیشه آماده گفتوگو هستند!
- شیرپوینت امن است
مایکروسافت امنیت را بسیار جدی میگیرد. عملیات محاسبات ابری آنها روزانه 1.5 میلیون تلاش برای نفوذ به سیستمهایشان را شناسایی میکند، بنابراین آنها یک بودجه امنیتی سالانه 1 میلیارد دلار را اختصاص دادهاند.
این تأکید بر امنیت در تمام جنبههای کسبوکار مایکروسافت گسترش یافته است که شامل پشته شیرپوینت نیز میشود. شیرپوینت با چندین ویژگی امنیتی داخلی ارائه میشود، مانند امکان محدود کردن اینکه چه کسی خارج از سازمان شما میتواند محتوای شما را ببیند، تعیین مجوزهایی برای اینکه چه کسی در سازمان شما به برخی محتواها دسترسی داشته باشد، ایجاد سیاستها برای اجازه یا مسدود کردن رفتارهای خاص کاربران، و اجازه یا مسدود کردن دسترسی تیم شما به محتوا بر اساس موقعیت مکانی آنها.
- شیرپوینت به سازمانها کمک میکند تا بیشتر همکاری کنند
شیرپوینت به گونهای طراحی شده است که تجربه همکاری را بهبود بخشد، بهویژه زمانی که با سایر برنامهها و خدمات Office 365 ترکیب شود. زمانی که شیرپوینت بهعنوان بخشی از Office 365 راهاندازی میشود، یک فضای کاری مجازی ایجاد میکند که به تیمها این امکان را میدهد که ملاقات کنند، وظایف را انجام دهند و با یکدیگر همکاری کنند.
چگونه؟ در اینجا چند روش خاص آورده شده که شیرپوینت میتواند به سازمانها کمک کند تا بیشتر همکاری کنند:
📁 شیرپوینت به اسناد شما اجازه میدهد تا در یک مکان مشترک ذخیره شوند که از هر دستگاهی و در هر زمانی که اتصال اینترنتی وجود داشته باشد، قابل دسترسی هستند.
📝 این پلتفرم دارای قابلیت نوشتن مشترک در زمان واقعی است که به چندین کارمند این امکان را میدهد که همزمان روی یک سند کار کنند.
🔄 شیرپوینت همیشه آخرین نسخه از سند را نمایش میدهد و گزینهای برای بازگشت به نسخه قبلی در صورت نیاز دارد.
👥 اعضای تیم و رهبران میتوانند وظایف فردی یا گروهی ایجاد کنند، وظایف را به سایر اعضای تیم محول کنند و تکمیل وظایف را نظارت کنند.
🔗 شیرپوینت امکان نمایش هرگونه روابط وابسته بین وظایف را فراهم میکند.
📆 کاربران شیرپوینت به یک تقویم مشترک برای برنامهریزی مؤثر دسترسی دارند.
📓 از طریق OneNote، یک دفترچه مشترک فراهم میکند تا اطمینان حاصل شود که همه در یک صفحه قرار دارند.
💬 شیرپوینت از طریق Yammer قابلیت چت مشترک را برای ارتباطات مؤثر ارائه میدهد.
🛠️ این پلتفرم ابزارهای همکاری مختلفی را شامل میشود که همکاری و بهرهوری تیمی را افزایش میدهد.
بهترین ویژگی شیرپوینت بهعنوان یک فضای کاری مجازی این است که برای انجام هیچکدام از این کارها نیاز به تیم IT ندارید – رهبر تیم میتواند همکاری را راهاندازی کند.
- شیرپوینت میتواند به خودکارسازی وظایف تکراری کمک کند
گردشهای کاری شیرپوینت زمان و تلاش شما را صرفهجویی میکنند و همچنین به وظایفی که سازمان شما بهطور منظم انجام میدهد، یکپارچگی و بهرهوری میبخشند. میتوانید گردشهای کاری شیرپوینت را بهعنوان یک زنجیره از رویدادها در نظر بگیرید که پس از انجام یک عمل با یک سند یا فایل در محیط شیرپوینت شما اتفاق میافتد. شیرپوینت میتواند به شما در خودکارسازی وظایف تکراری مانند جمعآوری امضاها یا تأییدیهها، ردیابی وضعیت اسناد، ارسال اعلانها در صورت تغییر چیزی و غیره کمک کند.
مشتریان ProServeIT معمولاً از پنج گردش کاری پرکاربرد زیر در محیطهای شیرپوینت خود استفاده میکنند: گردشهای کاری تأیید، گردشهای کاری وضعیت، گردشهای کاری اعلانها، گردشهای کاری اتوماسیون و گردشهای کاری سفارشی.
“اما من از یکی از همکارانی که در شغل قبلیاش از شیرپوینت استفاده کرده بود شنیدم که شیرپوینت سخت است!”
زمانی که شیرپوینت را بهعنوان یک راهحل احتمالی مطرح میکنیم، بسیاری از مشتریان ما به نوعی نسبت به شیرپوینت نظر منفی دارند – یا خودشان تجربه کار با آن را داشتهاند، یا کسی را میشناسند که تجربه مشابهی داشته و این تجربیات همیشه هم روان نبوده است.
با توجه به اینکه مایکروسافت به طور مداوم در حال بهروزرسانی مجموعه محصولات Office 365 است که شامل شیرپوینت نیز میشود، میتوان گفت که این پیشداوریها دیگر نشاندهنده راهحل فعلی شیرپوینت نخواهند بود. در واقع، بر اساس تجربه ما، وقتی با یک سازمان همکاری میکنیم که وقت کافی برای برنامهریزی مناسب برای پیادهسازی شیرپوینت صرف میکند، نظرات و تأیید کارکنان را برای پروژه جلب میکند، راهحل شیرپوینت خود را به درستی پیادهسازی میکند و زمان و تلاش لازم را برای معرفی آن به کارکنان به روش صحیح اختصاص میدهد، هیچ دلیلی وجود ندارد که شیرپوینت نتواند به ابزاری مفید برای همکاری که ما در اینجا توصیف کردهایم تبدیل نشود.
چه چیز جدیدی در مایکروسافت شیرپوینت است؟
✅ یکپارچگی هوش مصنوعی: استفاده از Copilot در شیرپوینت برای ایجاد و ویرایش محتوا، تبدیل اسناد یا ارائهها به صفحات وب جذاب.
✅ تقویت طراحی: با معرفی مرکز برند جدید، شیرپوینت امکان سفارشیسازی قدرتمند را فراهم میکند و اطمینان حاصل میکند که ثبات برند در سراسر سایتها حفظ میشود.
✅ گنجاندن ویدئو: با قسمت وب بهروزشده Microsoft Stream، صفحات شیرپوینت را با ویدئوهای تک یا چندگانه غنی کنید و تجربه رسانهای پربار را ایجاد کنید.
✅ بازسازی OneDrive: تجربه OneDrive بهروزشده، سریعتر و شخصیسازیشده که بهطور یکپارچه با شیرپوینت ادغام میشود و دسترسی سریع به فایلها را فراهم میکند.
✅ بهروزرسانی Microsoft Lists: از فرمهای مدرن تا بهبودهای عملکردی، Microsoft Lists اکنون سریعتر و هوشمندتر عمل میکند و گردش کار سازمانیافته و پیگیری مؤثر اطلاعات را تضمین میکند.
✅ مدیریت پیشرفته و امنیت: مدیریت پیشرفته شیرپوینت (SAM) سیاستهای اشتراکگذاری اضافی را معرفی میکند، در حالی که ویژگی جدید مهاجرت محتوای بینمستاجر، انتقالهای روان در زمان ادغام یا خرید را تسهیل میکند.
Copilot در شیرپوینت: یک عصر جدید در ایجاد محتوا
در چشمانداز همیشه در حال تکامل محیطهای کاری دیجیتال، معرفی ابزارهای هوش مصنوعی مانند Copilot در شیرپوینت یک گام بزرگ به جلو است. این ویژگی نوآورانه برای تغییر نحوه تعامل ما با شیرپوینت و استفاده از آن برای ایجاد محتوا طراحی شده است و از فناوریهای پیشرفته هوش مصنوعی برای سادهسازی فرآیندها و افزایش بهرهوری بهره میبرد.
مکانیسم Copilot در شیرپوینت:
در اصل، Copilot در شیرپوینت از مدلهای زبان بزرگ (LLMs) برای تفسیر ورودیهای زبان طبیعی استفاده میکند. به این معنی که کاربران میتوانند با زبان روزمره توصیف کنند که برای سایت یا صفحه شیرپوینت خود چه چیزی تصور میکنند و Copilot شروع به تحقق این دیدگاه میکند. این فرآیند نه تنها مرحله اولیه ایجاد را ساده میکند، بلکه امکان همکاری تدریجی بین کاربر و هوش مصنوعی را برای تصحیح و تکمیل محتوا فراهم میآورد.
یکپارچگی و سفارشیسازی:
یکی از بارزترین ویژگیهای Copilot در شیرپوینت، یکپارچگی عمیق آن با Microsoft Graph است. این ارتباط به Copilot اجازه میدهد تا به دادههای مختلفی از سراسر سازمان دسترسی پیدا کرده و آنها را در محتواهایی که ایجاد میکند، گنجانده و شخصیسازی کند. علاوه بر این، این ابزار بهگونهای طراحی شده است که بهطور خودکار از دستورالعملهای برندینگ سازمان پیروی کند، که باعث حفظ ثبات در تمام محتواهای ایجاد شده میشود.
بهینهسازی فرآیند ایجاد محتوا:
معرفی Copilot در شیرپوینت هدف دارد که زمان و تلاش مورد نیاز برای راهاندازی و مدیریت سایتهای شیرپوینت بهطور قابل توجهی کاهش یابد. با خودکارسازی تنظیمات اولیه و ارائه پیشنهاداتی برای بهبود، Copilot به کاربران این امکان را میدهد که بیشتر بر کیفیت محتوا تمرکز کنند و کمتر نگران جنبههای فنی سیستمهای مدیریت محتوا باشند.
افزایش تعامل از طریق طراحی:
علاوه بر سادهسازی فرآیند ایجاد، Copilot همچنین به ارتقاء جذابیت بصری صفحات شیرپوینت کمک میکند. با تبدیل اسناد یا ارائههای موجود به صفحات وب با طراحی زیبا، Copilot اطمینان میدهد که محتوا نه تنها پیام مورد نظر را منتقل میکند، بلکه با طراحی حرفهای و جذاب، بهطور مؤثر مخاطب را درگیر میکند.
ملاحظات امنیت و حریم خصوصی:
با وجود توانمندیهای پیشرفتهاش، Copilot در شیرپوینت در چارچوب امنیتی و حریم خصوصی سختگیرانه مایکروسافت عمل میکند. این اطمینان را میدهد که در حالی که از هوش مصنوعی برای بهبود ایجاد محتوا استفاده میشود، یکپارچگی و محرمانگی دادههای سازمانی هرگز به خطر نمیافتد.
آشکارسازی تفاوتها: شیرپوینت در مقابل سایر پلتفرمها
شیرپوینت در مقابل OneDrive
در حالی که هم شیرپوینت و هم OneDrive محصولات مایکروسافت هستند که امکان ذخیرهسازی اسناد را فراهم میکنند، هرکدام اهداف و ویژگیهای متفاوتی دارند. OneDrive در واقع یک سیستم پوشه آنلاین برای ذخیرهسازی فایلها است، اما شیرپوینت ویژگیهای دیگری مانند همکاری، سیستم مدیریت محتوا (CMS) و بیشتر را شامل میشود.
📂 OneDrive برای استفاده فردی طراحی شده است و هر کاربر فضای ذخیرهسازی شخصی خود را دارد. این برای ذخیرهسازی اسناد شخصی یا فایلهایی که قرار نیست با دیگران به اشتراک گذاشته شوند، مناسب است.
🌐 شیرپوینت از سوی دیگر برای همکاری طراحی شده است. این امکان را میدهد تا سایتها و زیرسایتهایی در داخل یک سازمان ایجاد شود که در آنها فایلها ذخیره، سازماندهی و به اشتراک گذاشته شوند.
شیرپوینت در مقابل Google Drive
در حالی که شیرپوینت و Google Drive ممکن است از ظاهر مشابهی برخوردار باشند، در واقع تفاوتهای زیادی دارند. هر دو ابزار ذخیرهسازی ابری و ابزارهای همکاری را ارائه میدهند، اما نحوهی یکپارچگی آنها با ابزارهای دیگر و ویژگیهای عملکردیشان تفاوتهای قابل توجهی دارد.
🗄️ Google Drive عمدتاً یک سرویس ذخیرهسازی است که مشابه OneDrive عمل میکند، اما همچنین امکان همکاری در زمان واقعی روی اسناد، صفحات گسترده و ارائهها را فراهم میکند.
🔄 شیرپوینت یک پلتفرم بسیار قویتر است. این شامل ذخیرهسازی اسناد و همکاری میشود و ویژگیهای پیشرفتهتری مانند خودکارسازی گردش کار، ایجاد برنامههای سفارشی و قابلیتهای گسترده مدیریت محتوا را نیز داراست.
شیرپوینت فراتر از یک پلتفرم ابری برای همکاری و مدیریت محتوا است؛ این یک ابزار است که میتواند نحوهی ارتباط، همکاری و عملکرد سازمان شما را دگرگون کند. از ذخیرهسازی امن محتوا و همکاری در زمان واقعی گرفته تا گردشکارهای خودکار پیشرفته، شیرپوینت یک راهحل جامع برای نیازهای کسبوکار شما ارائه میدهد.
چه بخواهید شیرپوینت را با واندرایو یا گوگل درایو مقایسه کنید، مهم است که به یاد داشته باشید هر پلتفرم ویژگیهای خاص خود را دارد و برای اهداف متفاوتی طراحی شده است. شیرپوینت به دلیل ویژگیهای گستردهاش که فراتر از ذخیرهسازی ساده فایلها است، به عنوان یک راهحل جامع برای کسبوکارها برجسته میشود.