مایکروسافت لوپ یک مکان واحد است که افراد میتوانند در آن با هم همکاری کنند تا روی اسناد کار کنند، همه چیز را سازماندهی کنند و اطلاعات را بهصورت روان به اشتراک بگذارند. در اینجا تأثیر لوپ و چگونگی تغییر تجربههای همکاری با استفاده از هوش مصنوعی توضیح داده خواهد شد.
وقتی با جف تپر، رئیس اپلیکیشنها و پلتفرمهای همکاری مایکروسافت (که بنیانگذار SharePoint نیز هست) در مورد جدیدترین نوآوریها در مایکروسافت 365 صحبت کردیم، یک چالش مشخص شد: پاسخ دادن به نیازهای در حال تغییر محیط کار و ایجاد روشهای جدید برای انجام کارها.
پاسخ؟ مایکروسافت لوپ.
با لوپ، مایکروسافت در حال پر کردن شکاف بین تیمهای دورکار و تیمهای ترکیبی است. این امکان را میدهد که شما با دیگران در فضاهای کاری مشترک همکاری کنید تا وظایف و پروژهها را مدیریت کنید که بهطور همزمان در اپلیکیشنها و سرویسهای مایکروسافت 365 هماهنگ میشوند.
پس ویژگی منحصر به فرد آن چیست؟ یکی از نکات این است که میتوانید محتوای خود را به بخشهای کوچکتری تقسیم کنید و تنها آنچه که نیاز است را با افراد مناسب به اشتراک بگذارید.
در ادامه با ویژگیها و قابلیتهای اصلی لوپ آشنا شوید و نحوه استفاده از آنها را بیاموزید.
مایکروسافت لوپ چیست؟
مایکروسافت لوپ یک ویژگی و اپلیکیشن در مایکروسافت 365 است که به افراد کمک میکند تا با یکدیگر در دستگاهها و اپلیکیشنهای مختلف همکاری کنند. با لوپ، میتوانید تمام ابزارها و فایلهایی که برای پروژه خود نیاز دارید را در یک مکان سازماندهی و پیدا کنید.
شما میتوانید هر محتوایی را در یک صفحه لوپ به یک مؤلفه تبدیل کنید. سپس به راحتی میتوانید این محتوا را در اپلیکیشنهایی مانند Microsoft Teams، Outlook، Whiteboard و Word وب بهصورت کپی و پیست کنید. و بدون توجه به جایی که آنها را به اشتراک میگذارید، همیشه بهروز خواهند بود. علاوه بر این، میتوانید در همان اپلیکیشنها آنها را ویرایش کنید! فضاهای کاری انعطافپذیر هستند و به شما این امکان را میدهند که آنها را با استفاده از قالبها و ویژگیهای کشیدن و رها کردن سفارشی کنید.
مایکروسافت لوپ در Microsoft Ignite 2021 معرفی شد و آخرین تاییدیهای است که مایکروسافت همچنان در حال سرمایهگذاری در ابزارها و فناوریهای همکاری برای تسهیل کار و از بین بردن موانع و افزایش بهرهوری است.
نکات مهم
- اپلیکیشن مایکروسافت لوپ هاب مرکزی است که کاربران میتوانند به سه عنصر کلیدی آن دسترسی داشته باشند: مؤلفهها، فضاهای کاری و صفحات.
- مؤلفههای لوپ مانند بلوکهای ساختمانی قابل حمل هستند که در هر جایی که آنها را به اشتراک بگذارید همگام باقی میمانند، مانند اسناد، چتهای تیمی، ایمیلها یا هر جایی که مؤلفه در آن جاسازی شده باشد. مؤلفههایی که میتوانید ایجاد کنید شامل لیستها، جداول، یادداشتها و موارد دیگر در اپلیکیشنهای مایکروسافت 365 هستند.
- فضاهای کاری لوپ فضاهای مشترک هستند که شما و تیمتان میتوانید همه چیزهای مهم مربوط به پروژه خود را سازماندهی و پیگیری کنید، این امکان همکاری آسان و پیگیری اهداف را فراهم میکند.
- صفحات لوپ صفحات بزرگ هستند که افراد، مؤلفهها، لینکها، وظایف و دادهها را به هم میآورند. این صفحات میتوانند کوچک شروع شوند، طبق نیاز گسترش یابند و بهعنوان لینک یا مؤلفههای جاسازیشده در اپلیکیشنهای مایکروسافت 365 به اشتراک گذاشته شوند.
- تنظیمات امنیتی و دسترسی به مؤلفهها و صفحات لوپ اعمال میشود تا کنترل دسترسی را فراهم کند.
- مایکروسافت لوپ به طور مداوم در حال تکامل است و قابلیتهای جدیدی از جمله پیشنهادات و ویژگیهای خلاصهسازی مبتنی بر هوش مصنوعی اضافه میشود. مایکروسافت 365 Copilot که با لوپ یکپارچه شده است، پیشنهادات و راهنماییهای مبتنی بر هوش مصنوعی برای ایجاد و همکاری فراهم میکند. به عنوان مثال، میتواند با پیشنهاداتی مانند “ایجاد”، “طوفان فکری”، “طرح” و “توصیف” به شما کمک کند. یا میتوانید درخواستهایی مانند “کمک کن تا یک بیانیه مأموریت ایجاد کنم” وارد کنید.
مایکروسافت لوپ بهطور کامل با سایر سرویسهای مایکروسافت 365 یکپارچه شده است
مؤلفههای لوپ چیستند؟
بهترین قسمت؟ شما نیازی به استفاده از اپلیکیشن Microsoft Loop برای شروع استفاده از مؤلفههای لوپ ندارید. این مؤلفهها قبلاً در اپلیکیشنهای دیگری که شما استفاده میکنید، مانند Outlook و Teams، ادغام شدهاند!
چگونه از مؤلفه Microsoft Loop در Teams استفاده کنیم؟
آیا تاکنون محتوایی را به یک چت ارسال کردهاید و خواستهاید تیم شما به راحتی ایدهها و بازخوردهای خود را بدون رفت و برگشت زیاد اضافه کند؟ خب، حالا میتوانید—با مؤلفههای لوپ!
مؤلفههای لوپ در چتهای Teams در دسترس هستند. این ابزارهای کوچک و مفید به شما امکان میدهند یادداشتها، لیستهای وظایف، لیستهای شمارهدار و جداول ایجاد کنید.
وقتی یک مؤلفه لوپ ارسال میکنید، همه افراد در چت شما میتوانند بلافاصله آن را ویرایش کنند. نیازی به بحثهای رفت و برگشتی نیست. فقط داخل خود پیام با هم همکاری کنید.
برای امتحان کردن مؤلفههای لوپ در چت Teams:
- به بخش پیامرسانی بروید
- روی آیکون اپلیکیشن Loop کلیک کنید
- نوع مؤلفه را انتخاب کنید
- محتوای خود را اضافه کنید و روی “ارسال” کلیک کنید. حالا همه چت شما میتوانند به پیام بپیوندند و آن را ویرایش کنند.
وقتی این مؤلفههای لوپ را در یک چت ارسال میکنید، آنها بهطور خودکار بهعنوان فایلهای فلوئید (.fluid) در فایلهای چت Teams ذخیره میشوند و در OneDrive شما تحت پوشه Microsoft Teams Chat Files نگهداری میشوند. پس نگران از دست دادن کار خود نباشید.
با ایجاد یک مؤلفه لوپ (مثلاً جدول، پاراگراف یا لیست وظایف) در یک ایمیل Outlook و اشتراکگذاری لینک آن در یک چت Teams، دیگران میتوانند آن را مشاهده کرده و نظرات یا ویرایشهای خود را اضافه کنند. این تغییرات بلافاصله در ایمیل Outlook برای همه قابل مشاهده خواهد بود.
مؤلفههای لوپ بهطور خودکار ایجاد شده و در یک فایل در OneDrive ذخیره میشوند.
تغییر تنظیمات اشتراکگذاری مؤلفه لوپ شما
بهطور پیشفرض، هر کسی در سازمان شما میتواند به مؤلفه لوپ دسترسی پیدا کرده و آن را ویرایش کند. شما میتوانید این تنظیمات را با استفاده از پنل “تنظیمات اشتراکگذاری” تغییر دهید.
برای باز کردن پنل تنظیمات اشتراکگذاری در چت Microsoft Teams:
- روی “افراد در سازمان شما با لینک میتوانند ویرایش کنند” در بالای مؤلفه لوپ خود کلیک کنید.
برای باز کردن پنل تنظیمات اشتراکگذاری در Outlook:
- روی مؤلفه لوپ در داخل ایمیل کلیک کنید. معمولاً در گوشه بالای سمت چپ قرار دارد.
اگر نمیخواهید دیگران تغییراتی در مؤلفههای Loop شما ایجاد کنند، به بخش تنظیمات بیشتر در Teams بروید و از “Can edit” به “Can view” تغییر دهید. بهطور مشابه، به بخش تنظیمات دیگر در Outlook بروید و گزینه “Allow editing” را بردارید.
چگونه از مایکروسافت لوپ استفاده کنیم
لذت شروع میشود از صفحه اصلی Loop یا با دانلود اپلیکیشن موبایل Loop برای Android و iOS.
برای شروع استفاده از اپلیکیشن Microsoft Loop در سازمان خود، مراحل زیر را دنبال کنید:
- ابتدا یک گروه جدید Microsoft 365 ایجاد کنید که شامل تمام کاربرانی باشد که باید در فاز پیشنمایش عمومی به اپلیکیشن Loop دسترسی داشته باشند.
- وارد مرکز مدیریت اپلیکیشنهای Microsoft 365 شوید و یک سیاست ابری برای گروه Microsoft 365 ذکر شده پیکربندی کنید. این سیاست اپلیکیشن Microsoft Loop را برای آنها فعال میکند.
- کمی زمان (معمولاً حدود یک ساعت) اجازه دهید تا سیاست اعمال شود، سپس آمادهاید برای ورود به سیستم و شروع به استفاده از Loop!
بیایید یک مثال عملی را بررسی کنیم – یادداشتهای جلسه لوپ در مایکروسافت تیمز. آیا تا به حال روی دکمه “یادداشتها” در یک جلسه تیمز کلیک کردهاید و متوجه شدهاید که یک پنل با “دستور جلسه”، “یادداشتهای جلسه” و “وظایف پیگیری” دارید؟ این همان لوپ است!
مهم نیست که این اطلاعات کجا نمایش داده شود، اطلاعات همیشه بهروز و دستنخورده باقی میماند. فرض کنید که برگزارکننده جلسه دستور جلسه را در دعوتنامه جلسه تیمز قبل از ارسال آن نوشته است، و یادداشتهای جلسه و وظایف پیگیری بهصورت مشترک در طول جلسه تیمز یادداشت شدهاند. اگر کسی پس از جلسه دعوتنامه جلسه را در Outlook باز کند، دستور جلسه کامل، یادداشتهای جلسه و وظایف پیگیری همه آنجا خواهند بود.
اگر یک مورد پیگیری اضافه کنید و آن را به یک نفر اختصاص دهید، این کار برای آن شخص در Planner و To Do قابل مشاهده خواهد بود. فرض کنید آن شخص مورد پیگیری را بهعنوان “انجام شده” در اپلیکیشن To Do روی گوشی موبایل خود علامتگذاری کند – سپس این کار در تمام جاهایی که این مؤلفه Loop به اشتراک گذاشته شده است، از جمله در Teams، Outlook و هر جای دیگری که به اشتراک گذاشته شده، بهعنوان انجامشده علامتگذاری میشود. جادویی است، درست است؟
شما میتوانید مؤلفههای Loop را از مکانهای مختلف در Microsoft 365 ایجاد کنید – در چتهای Teams، کانالهای Teams، ایمیلهای Outlook و غیره. در هر جایی که نماد کوچک “Loop” را ببینید، میتوانید این کار را انجام دهید.
سازماندهی اطلاعات مشترک با برنامه Loop Workspace
با راهاندازی در ۱۵ نوامبر ۲۰۲۳، Loop اکنون یک اپلیکیشن کامل وب و موبایل است. اگر در Tenant شما فعال شده باشد، میتوانید آن را با مراجعه به microsoft365.com (یا office.com) پیدا کنید.
اپلیکیشن Loop تمام مؤلفههای مختلف Loop شما را در محیط دیجیتال کاریتان (هم آنهایی که شما ایجاد کردهاید و هم آنهایی که دیگران با شما به اشتراک گذاشتهاند) گرد هم میآورد تا بتوانید همه آنها را از یک مکان واحد دسترسی داشته باشید.
با استفاده از یک فضای کاری Loop، شما یک بوم کامل اطلاعاتی دریافت میکنید که در آن میتوانید انواع مختلف اطلاعات – متن، تصاویر، اسناد، فهرستها، جداول و غیره – را در یک طرح بصری جذاب سازماندهی کنید.
اگر شما در فضای کاری Loop کسی را با @mention کنید، مشابه با ورد یا اکسل، آن کاربر یک اعلان از طریق ایمیل دریافت خواهد کرد. این اعلان همچنین در اپلیکیشن فضای کاری Loop نیز نمایش داده خواهد شد.
با استفاده از Loop، شما همچنان میتوانید از اپلیکیشنهای مورد علاقهتان مانند Whiteboard، Outlook، Teams، Planner و To Do استفاده کنید، اما همه چیز مرتبط با یک پروژه یا ابتکار را در یک مکان ساختارمند جمعآوری کنید. این یک مزیت بزرگ است زیرا همه ما به روشهای مختلف کار میکنیم و ترجیحات متفاوتی داریم، اما همه نیاز داریم که بهطور یکپارچه با هم کار کنیم.
اطلاعات Loop کجا ذخیره میشود و چگونه به اشتراک گذاشته میشود؟
برای کسانی که هنوز دوست دارند به اطلاعات دسترسی پیدا کنند (و نه فقط جستجو کنند)، معمولاً میخواهند بدانند که اطلاعات کجا ذخیره شده است. با Loop، پاسخ این است که – در OneDrive و SharePoint Embedded. اگر شخصی یک مؤلفه Loop را مثلاً در یک چت Teams یا ایمیل ایجاد کند، آن مؤلفه در OneDrive آن شخص ذخیره میشود. فضای کاری Loop در SharePoint Embedded ذخیره میشود. دسترسیها مشابه دیگر داراییها در Microsoft 365 مدیریت میشوند – هر کسی که به فضای کاری اضافه شود به آن دسترسی پیدا میکند. اگر مؤلفهای خارج از فضای کاری به اشتراک گذاشته شود، کسانی که آن را دریافت کردهاند فقط به آن مؤلفه دسترسی خواهند داشت. با این حال، Loop ملاحظات جدیدی برای مدیریت اطلاعات به همراه دارد که باید از منظر سازمانی بررسی شوند. برای اطلاعات دقیقتر در مورد ذخیرهسازی دادهها و مدیریت اطلاعات، لطفاً به دستورالعملهای حاکمیتی ارائه شده توسط مایکروسافت مراجعه کنید.
محدودیتهای پیشنمایش عمومی اپلیکیشن Microsoft Loop
در پیشنمایش عمومی Microsoft Loop، باید چند نکته در مورد اندازه فضای کاری و محدودیت تعداد اعضا بدانید. پس بیایید آن را توضیح دهیم:
محدودیت اندازه فضای کاری: هر فضای کاری Loop دارای حداکثر اندازه 5 گیگابایت است. این به این معنی است که میتوانید فایلها و محتوا را در یک فضای کاری ذخیره کنید، اما به یاد داشته باشید که اندازه کل نباید از 5 گیگابایت بیشتر شود. پس فضای ذخیرهسازی خود را با دقت مدیریت کنید!
محدودیت تعداد اعضای فضای کاری: یک فضای کاری Loop میتواند حداکثر 50 عضو داشته باشد. بنابراین، تنها تعداد محدودی از کاربران میتوانند به طور همزمان در فضای کاری همکاری کرده و به آن دسترسی داشته باشند.
این محدودیتها به Microsoft Loop کمک میکنند تا در دوره پیشنمایش به خوبی عمل کند و بازخورد کاربران را جمعآوری کند. اما با ادامه تکامل Loop، این محدودیتها ممکن است برای پاسخگویی به نیازهای ما تنظیم شوند.
Microsoft 365 Copilot با Loop یکپارچه شده است
Copilot بخشی از Microsoft Loop است. این یک ویژگی هوش مصنوعی است که به شما کمک میکند تا مؤثرتر خلق کنید و همکاری کنید. Copilot مانند راهنمای شما عمل میکند و پیشنهادات و دستورات مختلفی مانند “ایجاد”، “طوفان فکری”، “طرح اولیه” و “توضیح” ارائه میدهد. اگر یک دستور خاص در ذهن دارید، میتوانید آن را تایپ کنید، مانند: “به من کمک کن یک بیانیه مأموریت ایجاد کنم.”
Copilot در Loop برای درک سریع اطلاعات کلیدی از طریق خلاصهسازی عالی است. این مانند داشتن یک دستیار مفید است که محتوای صفحه Loop و اسناد لینکشده را خلاصه میکند تا همه بتوانند مستقیماً به اصل موضوع برسند. حتی میتوانید خلاصهها را تنظیم کنید تا جزئیات یا زمینه بیشتری را شامل شوند و آنها را بهعنوان مؤلفههای Loop با دیگران به اشتراک بگذارید تا همه در جریان باشند.
Microsoft Loop یک ابزار نوآورانه برای همکاری در محیطهای کاری است که بر اساس تکنولوژی Fluid Framework ساخته شده است. این ابزار به کاربران این امکان را میدهد که اطلاعات را در قالب مؤلفههای مختلف مانند فهرستها، جداول و یادداشتها به اشتراک بگذارند و ویرایش کنند. این مؤلفهها در تمام اپلیکیشنهای مایکروسافت 365 همگامسازی میشوند و به کاربران این اجازه را میدهند که در هر مکانی که باشند، به اطلاعات بهروز دسترسی پیدا کنند و بر اساس نیازهای خاص خود با همکاران خود همکاری کنند.
Loop تجربه همکاری و مدیریت پروژهها را ساده و کارآمد میکند. کاربران میتوانند محتوا را در محیطهای مختلف مانند Teams، Outlook و Word به اشتراک بگذارند و هرگونه تغییر در مؤلفهها در زمان واقعی بهروزرسانی میشود. این ویژگیها باعث میشود که اطلاعات همواره دقیق و هماهنگ باقی بمانند و از تداخلها و اشتباهات جلوگیری شود. بهطور کلی، Microsoft Loop به کاربران این امکان را میدهد که با استفاده از ابزارهایی که قبلاً استفاده میکردند، به شکلی یکپارچه و مؤثرتر همکاری کنند و تجربه کاری بهتری داشته باشند.