مایکروسافت ۳۶۵ به انتخابی رایج برای کاربران تبدیل شده است تا ایمیلهای خود را مدیریت کنند، همکاری داشته باشند و بهصورت حرفهای ارتباط برقرار کنند. امروزه تقریباً هر سازمان و کسبوکاری از مایکروسافت ۳۶۵ استفاده میکند و یکی از گزینههای مجوزدهی مایکروسافت ۳۶۵، اشتراک خانواده (M365 Family) است. و احتمالاً اگر شما اینجا هستید، خودتان از اشتراک خانواده مایکروسافت ۳۶۵ استفاده میکنید و به دنبال راهی برای به اشتراکگذاری این اشتراک با دیگر کاربران هستید.
در این مطلب، با مزایای اشتراک M365 آشنا میشویم، نحوه به اشتراکگذاری اشتراک را یاد میگیریم و همچنین میآموزیم چگونه افرادی که با آنها اشتراک را به اشتراک گذاشتهاید مدیریت کنید. پس بیایید شروع کنیم:
آفیس ۳۶۵ چیست؟
آفیس ۳۶۵ (Microsoft 365) یک مجموعه ابری از نرمافزارها و سرویسهای تولید محتوا است که شامل Word، Excel، PowerPoint، Outlook، OneDrive، Teams و بسیاری ابزارهای دیگر میشود. مهمترین ویژگی آفیس ۳۶۵ امکان کار مشترک و همزمان روی فایلها و پروژهها است.
چرا اشتراکگذاری در آفیس ۳۶۵ مهم است؟
افزایش بهرهوری گروهی
دسترسی آسان و سریع به فایلها از هر مکان
جلوگیری از نسخههای مختلف یک فایل (نسخهبندی خودکار)
همکاری همزمان و چت داخل سند
کنترل دقیق سطح دسترسی کاربران
مزایای دریافت اشتراک M365 Family برای کاربران چیست؟
اشتراک خانواده M365 همراه با مزایای زیادی است که میتوانید آنها را برای پنج کاربر در هر اشتراک فراهم کنید. صرفهجویی در هزینه یکی از اصلیترین مزایای اشتراک خانواده است و برخی دیگر از مزایا عبارتاند از:
۱ ترابایت فضای ذخیرهسازی OneDrive: مایکروسافت به هر کاربر اشتراک خانواده، ۱ ترابایت فضای ذخیرهسازی OneDrive ارائه میدهد و هر کاربری که اشتراک را با او به اشتراک میگذارید نیز ۱ ترابایت فضای ذخیرهسازی SharePoint دریافت میکند. نگران نباشید؛ آنها فقط فضای ذخیرهسازی را دریافت میکنند و به فایلها و پوشههای شما دسترسی نخواهند داشت.
۶۰ دقیقه تماس اسکایپ: کاربران در ماه ۶۰ دقیقه تماس اسکایپ روی گوشیهای همراه در بیش از هشت کشور و تماس با تلفنهای ثابت در بیش از ۶۰ کشور دریافت میکنند.
ابزارهای پیشرفته امنیتی: هر کاربر اشتراک خانواده به جدیدترین بستههای امنیتی مایکروسافت دسترسی دارد. با امنیت پیشرفته، میتوانید کاربران را در برابر تهدیدهای فیشینگ و بدافزارها با اسکن پیوستها و ایمیلها محافظت کنید.
بهروزترین نسخه M365: وقتی کسی را به اشتراک خانواده خود اضافه میکنید، آن کاربر به جدیدترین نسخه مایکروسافت ۳۶۵ دسترسی خواهد داشت که میتواند روی هر دستگاهی از جمله موبایل، تبلت، کامپیوتر شخصی، مک و گوشی هوشمند نصب کند.
اینها برخی از بهترین ویژگیهای اشتراک خانواده مایکروسافت ۳۶۵ هستند. حالا بیایید به نحوه به اشتراکگذاری اشتراک خانواده مایکروسافت ۳۶۵ با دیگر کاربران بپردازیم.
مراحل به اشتراکگذاری اشتراک Microsoft 365 Family با دیگران
1. اشتراکگذاری فایلها از طریق OneDrive
OneDrive سرویس فضای ابری مایکروسافت است که برای ذخیرهسازی و به اشتراکگذاری فایلها استفاده میشود.
گامهای اشتراکگذاری فایل در OneDrive:
وارد حساب Microsoft 365 خود شوید.
وارد OneDrive شوید.
فایل یا پوشهای که میخواهید به اشتراک بگذارید انتخاب کنید.
روی گزینه Share کلیک کنید.
نوع دسترسی را انتخاب کنید:
Anyone with the link: هرکسی با لینک میتواند دسترسی داشته باشد.
People in your organization: فقط اعضای سازمان.
Specific people: فقط افراد مشخص شده توسط شما.
سطح دسترسی را مشخص کنید:
Can edit (امکان ویرایش)
Can view (فقط مشاهده)
لینک اشتراکگذاری را ارسال کنید یا ایمیل افراد را وارد کنید.
در صورت تمایل، یک پیام شخصی اضافه کنید.
روی Send کلیک کنید.
۲. اشتراکگذاری اسناد از داخل برنامههای آفیس
در Word، Excel و PowerPoint نسخه ابری یا دسکتاپ که با حساب Microsoft 365 متصل است:
فایل را باز کنید.
روی دکمه Share در بالای صفحه کلیک کنید.
همانند OneDrive، نوع دسترسی و افراد را انتخاب کنید.
امکان ویرایش یا فقط مشاهده را مشخص کنید.
لینک اشتراکگذاری را کپی یا ایمیل کنید.
۳. اشتراکگذاری در Microsoft Teams
Teams یکی از بهترین ابزارهای همکاری آفیس ۳۶۵ است که امکان اشتراکگذاری فایلها در کانالهای تیمی را فراهم میکند.
گامهای اشتراکگذاری در Teams:
وارد Teams شوید و تیم یا کانال مورد نظر را انتخاب کنید.
روی زبانه Files کلیک کنید.
فایل جدید آپلود کنید یا از OneDrive فایل به اشتراک بگذارید.
اعضای تیم میتوانند به صورت همزمان روی فایل کار کنند.
از طریق چت کانال امکان بحث درباره فایل وجود دارد.
چگونه میتوان اشتراک Microsoft 365 Family را مدیریت کرد؟
حالا که میدانید چگونه اشتراک Microsoft 365 Family را به اشتراک بگذارید، باید بدانید مدیریت اشتراکها و حذف کاربران و دستگاهها نیز اهمیت دارد تا بتوانید بر اساس نیاز خود کاربران را اضافه یا حذف کنید.
قطع اشتراک با یک کاربر
میتوانید اشتراک خانواده خود را از دسترسی یک کاربر قطع کنید؛ در این صورت آن فرد دیگر نمیتواند فایلها را ویرایش یا فایل جدید ایجاد کند. کاربران حذف شده همچنان به فایلهای خود دسترسی دارند و میتوانند آنها را چاپ کنند، اما امکان ویرایش آنها را ندارند.
به صفحه اشتراکگذاری Microsoft 365 بروید و کاربری که میخواهید اشتراک را برایش قطع کنید باز کنید.
سپس روی «مدیریت» کلیک کرده و گزینه «قطع اشتراک» را انتخاب کنید.
مدیریت دسترسی و امنیت در اشتراکگذاری
۱. کنترل دسترسیها
همیشه هنگام اشتراکگذاری تعیین کنید که کاربران فقط مشاهدهکننده باشند یا ویرایشگر.
استفاده از گزینه Specific people امنیت بیشتری دارد.
در صورت نیاز، میتوانید لینکهای اشتراکگذاری را منقضی کنید یا دسترسیها را حذف نمایید.
۲. استفاده از احراز هویت چندعاملی (MFA)
برای افزایش امنیت حساب Microsoft 365 خود، توصیه میشود MFA را فعال کنید تا فقط افراد مجاز بتوانند وارد حساب شوند.
۳. بررسی فعالیتهای اشتراکگذاری
از پنل ادمین Microsoft 365 یا Security & Compliance Center میتوانید گزارشهای فعالیت اشتراکگذاری فایلها را بررسی کنید.
چگونه ایمیلهای Office 365 را پشتیبانگیری کنیم؟
برای پشتیبانگیری از ایمیلهای Office 365، یکی از روشهای ساده و رایج استفاده از نرمافزار Microsoft Outlook است. کافی است حساب Office 365 خود را در Outlook تنظیم کرده و سپس با استفاده از گزینه «Export» در منوی فایل، ایمیلها را به صورت یک فایل PST روی کامپیوتر ذخیره کنید. این فایل شامل تمام ایمیلها، مخاطبین و تقویمها میشود و میتوانید در مواقع نیاز آن را دوباره وارد Outlook کنید.
روش دیگر استفاده از قابلیت آرشیو خودکار (In-Place Archive) در Exchange Online است که به صورت خودکار ایمیلهای قدیمی را جداگانه ذخیره میکند و کمک میکند فضای صندوق ورودی شما مدیریت شود و دادهها حفظ شوند. همچنین سازمانها معمولاً از راهکارهای تخصصی بکاپگیری ابری یا نرمافزارهای جانبی برای پشتیبانگیری منظم و مدیریت بهتر ایمیلها بهره میبرند تا در صورت بروز مشکل، امکان بازیابی سریع دادهها فراهم باشد.
نکات کاربردی و بهترین روشها
همیشه قبل از اشتراکگذاری، فایل را بررسی و مطمئن شوید اطلاعات حساس ندارد.
از اشتراکگذاری عمومی (Anyone with the link) در موارد حساس خودداری کنید.
از پوشهها به جای فایلهای تکی برای پروژههای بزرگ استفاده کنید تا مدیریت آسانتر باشد.
در صورت استفاده از Teams، یاد بگیرید چگونه از ویژگیهای چت، ویدئو کنفرانس و یادداشت مشترک بهره ببرید.
مستندات و فایلهای مهم را در SharePoint ذخیره کنید که ابزار مدیریت پیشرفتهتری دارد.
پرسشهای متداول
س: چند نفر میتوانند اشتراک خانواده Microsoft 365 را بهاشتراک بگذارند؟
ج: مایکروسافت اجازه میدهد اشتراک خانواده Microsoft 365 را با ۵ کاربر بهاشتراک بگذارید. همه کاربران ۶۰ دقیقه تماس اسکایپ، ۱ ترابایت فضای ذخیرهسازی SharePoint، امنیت پیشرفته و آخرین نسخه بهروزشده Microsoft 365 را دریافت میکنند.
س: چگونه دعوتنامه اشتراک خانواده Microsoft 365 را قبول کنم؟
ج: دعوتنامه اشتراک خانواده Microsoft 365 از طریق ایمیل یا هر مسیری که فرستنده ارسال کرده دریافت میکنید. برای دسترسی به ویژگیهای اشتراک خانواده، روی «قبول» کلیک کنید و حساب Office 365 خود را ایجاد یا وارد کنید.
س: چگونه میتوانم اشتراک خانواده Microsoft 365 را بهاشتراک بگذارم؟
ج: میتوانید دعوتنامه را مستقیماً به حساب Microsoft 365 خود ارسال کنید یا لینک دعوت را کپی کرده و از طریق هر روش آنلاین دیگری به اشتراک بگذارید.
س: آیا میتوانم اشتراک خانواده Office 365 را به کاربر دیگری انتقال دهم؟
ج: بله، اگر میخواهید کاربری را حذف کنید یا کاربر جدیدی اضافه کنید، به بخش اشتراکگذاری Microsoft 365 مراجعه کنید و کاربران را از آنجا مدیریت کنید.
نتیجهگیری:
Microsoft 365 بهترین گزینه برای صاحبان کسبوکار است تا بتوانند بهراحتی با مشتریان و همکاران خود در ارتباط باشند و کارها را مدیریت کنند. اشتراک خانواده Microsoft 365 امکان استفاده همزمان تا پنج کاربر را فراهم میکند. در این مطلب، درباره اشتراک خانواده Microsoft 365، نحوه به اشتراکگذاری آن با دیگر کاربران و عملکرد این اشتراک (ویژگیها و غیره) صحبت کردیم. با این حال، برای کاربران Microsoft 365، پشتیبانگیری از دادهها ضروری است زیرا اطلاعات ارزشمندی را در بر دارد.