Microsoft OneDrive به کاربران این امکان را میدهد که فایلهای خود را در دستگاههای مختلف ذخیره کرده و آنها را با دیگران به اشتراک بگذارند، در حالی که میتوانند سطح دسترسی را تعیین کنند تا مشخص شود فرد دیگر چه میزان از محتوا را میتواند مشاهده یا ویرایش کند. حتی میتوانید مشخص کنید که فایل برای چه مدت در دسترس سایر کاربران باشد. بسیاری از افراد از قابلیتها و مزایای این پلتفرم آگاهی ندارند. این مقاله تمام اطلاعات مورد نیاز شما را ارائه خواهد داد.
✅OneDrive چیست؟
OneDrive که پیشتر با نام SkyDrive شناخته میشد، یک سرویس میزبانی فایل متعلق به مایکروسافت است که به شما امکان میدهد فایلهای خود را در فضای ابری ذخیره کرده و از طریق دستگاههای مختلف به آنها دسترسی داشته باشید. OneDrive یکی از بهترین سرویسهای ذخیرهسازی ابری محسوب میشود و از ویژگیهای برتر آن میتوان به ادغام یکپارچه با ابزارهای Office 365، وجود یک فضای خصوصی برای فایلهای شخصی و قابلیت همکاری عالی در اسناد اشاره کرد.
در مقایسه با سایر سرویسهای ابری، OneDrive یکی از ارائهدهندگانی است که منابع زیادی از پردازنده (CPU) شما را اشغال نمیکند.
از طرفی، یکی از بزرگترین مشکلات OneDrive امنیت و حریم خصوصی آن است. این سرویس از رمزگذاری بدون دانش (zero-knowledge encryption) حتی در “گنجینه شخصی” خود پشتیبانی نمیکند. با این حال، به طور کلی، OneDrive همچنان یکی از بهترین سرویسهای ذخیرهسازی ابری برای افراد، حرفهایها و کسبوکارهاست.
✅OneDrive، ویندوز 11 و اکسپلورر فایل
اپلیکیشن OneDrive به طور پیشفرض بر روی ویندوز 11 نصب شده است، بنابراین نیازی به زحمت برای دانلود آن ندارید. همچنین، مایکروسافت به طور خودکار شما را به حساب OneDrive خود وارد میکند، به شرطی که با حساب مایکروسافت وارد ویندوز شده باشید. تمامی فایلهای OneDrive شما از طریق پوشه OneDrive که در اکسپلورر فایل ویندوز قرار دارد، قابل دسترسی هستند.
اپلیکیشن OneDrive همچنین برای دستگاههای اندروید، iOS و Mac در دسترس است.
✅چگونه از OneDrive برای فضای ذخیرهسازی بیشتر استفاده کنیم؟
مایکروسافت OneDrive ویژگیهای متعددی دارد که فرآیند اشتراکگذاری و همگامسازی فایلها را ساده میکند. در ادامه برخی از ویژگیهای کلیدی آن را بررسی خواهیم کرد تا بتوانید بیشترین بهره را از OneDrive ببرید.
1.گنجینه شخصی OneDrive
گنجینه شخصی OneDrive یکی از ویژگیهای منحصر به فرد آن است. شما میتوانید فایلهای ارزشمند خود را در گنجینه ذخیره کرده و با استفاده از کد منحصر به فرد، صورت یا اثر انگشت خود به آن دسترسی پیدا کنید. با این حال، شما میتوانید گنجینه شخصی خود را با احراز هویت دو مرحلهای یا از طریق صورت، اثر انگشت یا پین خود در دستگاههای اندروید و iOS ایمن کنید. متاسفانه، گنجینه شخصی از رمزگذاری صفر-دانش برای دادههای شما پشتیبانی نمیکند.
کاربران در طرحهای رایگان و Microsoft 365 Basic محدود به ذخیرهسازی سه فایل در گنجینه شخصی خود هستند. اگر به طرح بالاتری ارتقا دهید، میتوانید تمامی فایلهای خود را در گنجینه ذخیره کنید.
2. پشتیبانگیری از کامپیوتر در Microsoft OneDrive
مایکروسافت OneDrive قابلیت پشتیبانگیری برای پوشهها و فایلهای OneDrive شما فراهم میکند. این سیستم به طور خودکار فایلهای ذخیره شده شما را پشتیبانگیری کرده و فایلها را در دستگاههای متصل به حساب OneDrive شما همگامسازی میکند. متاسفانه، OneDrive از پشتیبانگیریهای مبتنی بر تصویر (که شامل ایجاد یک اسنپشات کامل از دیسک و تمامی برنامهها، پیکربندیها و دادههای موجود در یک کامپیوتر است) پشتیبانی نمیکند.
مزیت پشتیبانگیریهای مبتنی بر تصویر این است که تمامی دادهها به طور یکجا ذخیره میشوند و انتقال دادهها از یک دستگاه به دستگاه دیگر بسیار آسانتر است. در حالی که این ویژگی برای بازیابی فایلها ضروری است، ممکن است برای کاربران OneDrive یا افرادی که به دنبال یک سرویس ذخیرهسازی ابری هستند، اولویت نداشته باشد.
3. OneDrive Files on Demand
به طور پیشفرض، فایلهایی که در OneDrive ذخیره میکنید هم در فضای ابری و هم به صورت آفلاین در دسترس هستند. ویژگی “فایلها بر اساس تقاضا” به شما این امکان را میدهد که برخی از فایلهای خود را تنها در فضای ابری ذخیره کرده و فضای دستگاه خود را آزاد کنید. این فایلها تنها زمانی که آنلاین هستید قابل دسترسی خواهند بود، اما همچنان میتوانید آنها را از طریق اکسپلورر فایل ویندوز پیدا کنید.
به طور جایگزین، شما میتوانید OneDrive را به عنوان یک درایو شبکه در اکسپلورر فایل نقشهبرداری کرده و بدون همگامسازی آنها با حافظه محلی، به فایلهای OneDrive خود دسترسی پیدا کنید.
4. بازیابی OneDrive خود
این ویژگی به شما این امکان را میدهد که تمام حساب OneDrive خود را بازیابی کنید و هرگونه تغییری که در فایلها یا پوشهها در ۳۰ روز گذشته ایجاد شده است را معکوس کنید. این قابلیت حتی اگر فایلها حذف، بازنویسی، خراب یا آلوده به بدافزار شده باشند، قابل استفاده است. شما میتوانید فایلهای حذف شده فردی را از سطل زباله خود بازیابی کرده یا نسخههای قبلی فایلهای OneDrive را بازگردانید.
ویژگی “بازیابی OneDrive شما” قبلاً محدود به کاربران OneDrive for Business بود، اما اکنون به همه کسانی که از یک طرح پرداختی OneDrive استفاده میکنند، گسترش یافته است.
OneDrive دارای برنامههای مختلفی برای دستههای مختلف کاربران است و یکی از بهترین خدمات ذخیرهسازی ابری رایگان است — برنامه رایگان آن 5 گیگابایت فضای ذخیرهسازی رایگان ارائه میدهد. برای دسترسی به ابزارهای همکاری مانند Word، Excel، PowerPoint، Outlook، Publisher و Access، باید به اشتراک پولی ارتقا دهید.
برنامههای پولی OneDrive به دو دسته تقسیم میشوند: OneDrive Home و OneDrive for Business. برنامه OneDrive Home با برنامه Basic شروع میشود که 100 گیگابایت فضای ذخیرهسازی ابری را به قیمت 1.99 دلار در ماه ارائه میدهد. برنامه بعدی برنامه Personal است که 1 ترابایت فضای ذخیرهسازی ابری و ادغامهای بیشتری با ابزارهای همکاری مایکروسافت را با قیمت 6.99 دلار در ماه ارائه میدهد.
آخرین برنامه در دسته Home، برنامه Microsoft 365 Family است که از حداکثر شش کاربر پشتیبانی میکند و 1 ترابایت فضای ذخیرهسازی (در مجموع 6 ترابایت) برای هر شخص با قیمت 9.99 دلار در ماه ارائه میدهد. همچنین با کل مجموعه مایکروسافت آفیس یکپارچه است.
✅برنامههای OneDrive برای کسبوکار
OneDrive چهار برنامه برای کسبوکار ارائه میدهد. اولین برنامه موجود، برنامه Business Plan 1 است که 1 ترابایت فضای ذخیرهسازی به ازای هر کاربر با قیمت 5 دلار در ماه ارائه میدهد. برنامه Business Plan 2 فضای ذخیرهسازی ابری نامحدود برای هر کاربر در ماه ارائه میدهد. هیچکدام از این برنامهها شامل ابزارهای مایکروسافت آفیس نمیشوند.
با برنامه Microsoft 365 Business Basic، هر کاربر 1 ترابایت فضای ذخیرهسازی و دسترسی به مشتری OneDrive را با قیمت 6 دلار به ازای هر کاربر در ماه دریافت میکند. این برنامه فقط نسخههای وب از برخی ابزارهای مایکروسافت آفیس را ارائه میدهد. برنامه Business Standard با قیمت 12.50 دلار به ازای هر کاربر در ماه، 1 ترابایت فضای ذخیرهسازی به ازای هر کاربر را ارائه میدهد و همچنین دسترسی کامل به نسخههای دسکتاپ و وب ابزارهای مایکروسافت آفیس را شامل میشود.
ما کمی تعجب کردیم که برنامههای Business Basic و Business Standard فضای ذخیرهسازی نامحدود داده ندارند. مزیت اصلی اشتراکگذاری این برنامهها باز کردن ادغامهای بیشتر با اپلیکیشنها است، بهطوریکه برنامه Business Standard خدماتی مانند SharePoint، Exchange، OneDrive، Teams و مجموعه مایکروسافت آفیس را شامل میشود.
✅امنیت و حریم خصوصی OneDrive
Microsoft OneDrive اقدامات امنیتی و حریم خصوصی مناسبی برای بیشتر کاربران دارد. با این حال، به دلایل مختلف، در لیست خدمات ذخیرهسازی ابری امنترین قرار نمیگیرد.
OneDrive بیشتر الزامات پایهای امنیت ابری را رعایت میکند. فایلهای آنلاین شما را با رمزگذاری 256 بیتی هم در هنگام انتقال و هم در حالت ذخیرهسازی محافظت میکند. همچنین از احراز هویت دو مرحلهای استفاده میکند که دسترسی غیرمجاز به حساب OneDrive شما را جلوگیری میکند.
متاسفانه، این سرویس از رمزگذاری بدون دانش (zero-knowledge encryption) استفاده نمیکند، که یک اقدام امنیتی اضافی است که کلیدهای رمزگذاری شما را فقط برای شما قابل دسترسی میکند — این کلیدها برای کارکنان OneDrive، خدمات شخص ثالث و مقامات دولتی در دسترس نیستند.
پایگاه شخصی OneDrive که قبلاً به آن اشاره کردیم، اضافهای عالی برای حفاظت از دادههای مهم است، اما ای کاش از رمزگذاری بدون دانش هم استفاده میکرد.
مایکروسافت ادعا میکند که از دادههای شخصی شما فقط زمانی استفاده میکند که بخواهد کیفیت خدمات را بهبود بخشد یا محصولات خود را به شما تبلیغ کند، که از نظر حریم خصوصی بسیار خوب است. با این حال، به عنوان یک شرکت مستقر در ایالات متحده، مایکروسافت موظف به رعایت قانون Cloud Act ایالات متحده است، که به شرکتها در حوزههای قضائی ایالات متحده الزام میکند تا در صورت درخواست، دادههای کاربران را به اشتراک بگذارند.
مایکروسافت با ارائه داشبورد حریم خصوصی مایکروسافت به شما این امکان را میدهد که کنترل کنید که آیا دادههای شخصی شما در دسترس مایکروسافت است یا خیر. در آنجا میتوانید دادههایی که نمیخواهید مایکروسافت به آنها دسترسی داشته باشد را مشاهده و حذف کنید. متاسفانه، تمام دادههای شخصی شما قابل دسترسی و کنترل نیستند — برای محافظت از دادههایی که نمیتوانید در داشبورد مشاهده کنید، باید با تیم پشتیبانی مایکروسافت تماس بگیرید.
✅چطور از OneDrive استفاده کنیم؟
استفاده از OneDrive آسان است اگر قبلاً از هر ابزار ذخیرهسازی فایل استفاده کردهاید. اولین مرحله این است که یک حساب کاربری ایجاد کنید. اگر قبلاً در مایکروسافت ثبتنام کردهاید، شما همچنین یک حساب OneDrive دارید که فقط از آن استفاده نمیکنید. همینطور برای افرادی که حساب ایمیل Outlook دارند، همین قضیه صدق میکند. اگر این موارد شامل شما میشود، کافی است به حساب کاربری خود وارد شوید و سپس روی آیکون OneDrive کلیک کنید.
برای کاربری که حساب کاربری ندارد، ثبتنام بسیار ساده است:
- ابتدا به وبسایت OneDrive بروید و گزینه “Sign Up for free” را انتخاب کنید. دستورالعملها را دنبال کنید تا یک آدرس ایمیل و رمز عبور ایجاد کنید.
- پس از تکمیل این فرآیند، شما یک حساب کاربری مایکروسافت خواهید داشت و همچنین یک پروفایل OneDrive و Outlook نیز خواهید داشت.
- اکنون میتوانید وارد OneDrive شوید و انتخاب کنید که چه چیزی را میخواهید به فضای ذخیرهسازی ابری شخصی جدید خود آپلود کنید.
✅OneDrive Personal Vault
این یک ویژگی کلیدی است که ممکن است بسیار مفید باشد. Vault یک فضای شخصی امن است که میتوانید فایلهای خود را در آن به صورت قفل و یا با رمز عبور نگهداری کنید.
پس از راهاندازی، میتوانید تعیین کنید که چگونه از حساب خود استفاده کنید. برخی از کارهایی که میتوانید انجام دهید عبارتند از:
- استفاده از OneDrive برای پشتیبانگیری از فایلها.
- افزودن آن به عنوان یک درایو دیگر در کامپیوتر خود.
- ذخیره عکسها، موسیقی و ویدیوها به طوری که بتوانید از هر جایی به آنها دسترسی پیدا کنید.
- اشتراکگذاری فایلهای حجیم با دیگران فقط با اشتراکگذاری لینک از طریق ایمیل.
- استفاده از آن به عنوان یک ابزار مدیریت اسناد برای اسناد تجاری.
- استفاده از آن به عنوان یک پایگاه داده برای اتوماسیون اسناد.
پیشنهاد میشود که ابتدا با نسخه رایگان شروع کنید که 5 گیگابایت فضای ذخیرهسازی به شما میدهد و پس از آشنا شدن با ویژگیهای مختلف، وقتی مطمئن شدید که این گزینه مناسب ذخیرهسازی ابری برای نیازهای شما است، آن را ارتقا دهید.
✅ذخیره و همگامسازی فایلها و پوشهها با OneDrive در ویندوز
وقتی که File Explorer را باز میکنید، OneDrive در پانل ناوبری سمت چپ ظاهر میشود. شما میتوانید با آن مانند هر درایو ذخیرهسازی معمولی که به کامپیوترتان متصل است تعامل کنید: میتوانید فایلها یا پوشههایتان را با کشیدن و رها کردن از محل دیگری به آن منتقل کنید، یا از طریق یک برنامه، یک سند، تصویر یا نوع فایل دیگر را ذخیره کنید.
✅برای دسترسی به فایلها یا پوشههای OneDrive به صورت آفلاین
شما همچنین میتوانید تمام فایلها و پوشههای موجود در OneDrive خود را به کامپیوترتان دانلود کنید. برای این کار روی OneDrive در پنل ناوبری سمت چپ کلیک راست کرده و از منویی که باز میشود، گزینه Always keep on this device را انتخاب کنید. اما توجه داشته باشید که اگر فایلهای زیادی در OneDrive دارید، ممکن است مدتی طول بکشد تا همه آنها دانلود شوند، بهویژه اگر برخی از آنها حجم زیادی داشته باشند.
برای بازگرداندن یک فایل یا پوشه دانلود شده به حالت فقط ابری، روی آن کلیک راست کرده و از منویی که ظاهر میشود، گزینه Free up space را انتخاب کنید. این کار فضایی را که فایل یا پوشه روی درایو ذخیرهسازی کامپیوتر شما اشغال کرده است، آزاد میکند.
برای تغییر تمام فایلها و پوشهها در OneDrive به حالت فقط ابری، روی OneDrive در پنل ناوبری سمت چپ کلیک راست کرده و از منوی باز شده گزینه OneDrive و سپس Settings را انتخاب کنید. در پنل باز شده، روی Sync and backup کلیک کنید. برای دسترسی به تنظیمات بیشتر، روی Advanced settings کلیک کرده و به پایین صفحه بروید تا گزینه Files On-Demand را ببینید. سپس روی دکمه Free up disk space کلیک کنید.
✅وضعیت همگام سازی فایل ها و پوشه های خود را در OneDrive
وضعیت همگامسازی فایلها و پوشههای شما در OneDrive با آیکونهای کوچکی که کنار نام آنها قرار دارد، نمایش داده میشود.
- ابر: این فایل یا پوشه فقط در ابر است و روی درایو ذخیرهسازی رایانه شما ذخیره نشده است.
- تیک سبز در دایره سفید: این فایل یا پوشه هم در ابر است و هم روی درایو ذخیرهسازی رایانه شما ذخیره شده است. با این حال، اگر این فایل را برای مدتی (معمولاً 30 روز) باز نکنید، ویندوز بهطور خودکار آن را به حالت فقط ابری بازمیگرداند.
- تیک سفید در دایره سبز: این فایل یا پوشه بهعنوان «همیشه در این دستگاه نگهدار» تعیین شده است (همانطور که در بخش قبلی توضیح داده شد). ویندوز بهطور خودکار آن را به حالت فقط ابری بازنمیگرداند اگر بعد از مدت زمانی از آن استفاده نکرده باشید.
- فلشهای متحرک: وقتی یک فایل یا پوشه در حال همگامسازی با ابر است، آیکون کنار نام آن دو فلش را بهطور دایرهای نمایش میدهد.
شما میتوانید یک گزارش از آخرین اقدامات همگامسازی انجامشده روی فایلها و پوشههای خود در OneDrive مشاهده کنید. برای باز کردن این گزارش، روی آیکون OneDrive در ناحیه اعلان نوار وظیفه کلیک کنید.
✅پشتیبانگیری از پوشههای دسکتاپ، اسناد و/یا تصاویر ویندوز به OneDrive
به طور پیشفرض، فایلهای موجود در پوشههای دسکتاپ، اسناد و تصاویر ویندوز به پوشههایی با همان نامها در OneDrive پشتیبانگیری میشوند. به عنوان مثال، زمانی که از Word استفاده میکنید، سند شما به پوشه اسناد در OneDrive پشتیبانگیری میشود.
برای خاموش یا روشن کردن این ویژگی پشتیبانگیری، روی OneDrive در پانل ناوبری سمت چپ در File Explorer راست کلیک کنید. از منوی بازشده، گزینه OneDrive و تنظیمات را انتخاب کنید. در پانل بازشده، در ستون سمت چپ روی گزینه همگامسازی و پشتیبانگیری کلیک کرده و سپس دکمه مدیریت پشتیبانگیری را بزنید.
پانلی که باز میشود نشان میدهد که آیا پوشههای اسناد، تصاویر و دسکتاپ در رایانه ویندوز شما به OneDrive پشتیبانگیری میشوند یا خیر. شما میتوانید با کلیک روی دکمه تغییر وضعیت در سمت راست نام هر پوشه، پشتیبانگیری آن را خاموش یا روشن کنید.
نتیجهگیری نهایی
OneDrive به عنوان ابزاری برای همگامسازی و اشتراکگذاری فایلها که توسط مایکروسافت اداره میشود، بسیار عالی عمل میکند. یکپارچگی بینظیر آن با Microsoft Office آن را به یکی از بهترین خدمات ذخیرهسازی ابری برای همکاری تبدیل کرده است و ویژگیهای زیادی را برای دسترسی آسان به فایلها، بهرهوری و امنیت فایلها ارائه میدهد.
OneDrive الزامات استاندارد برای امنیت و حریم خصوصی را برآورده میکند، با وجود اینکه چندین نقص دارد. این سرویس برای افراد و کسبوکارها عالی است. اگر نگرانی زیادی در مورد امنیت ندارید، یکپارچگی آن با ابزارهای آفیس و فضای ذخیرهسازی 1 ترابایتی در برخی از برنامههای پولی آن ارزش بسیار خوبی برای هزینهای که پرداخت میکنید ارائه میدهد.